5 paprasti būdai, kaip išvengti sąskaitų faktūrų sukčiavimo

Tarptautinės kovos su sukčiavimu savaitės metu (lapkričio 17–21 d.) Telema nagrinėjo praktinius būdus, kaip įmonės gali sumažinti finansinio sukčiavimo riziką. Remdamiesi šiuo darbu, paskelbėme tinklaraščio įrašų seriją, kurioje apžvelgėme pagrindines priemones, padedančias užkirsti kelią sąskaitų faktūrų sukčiavimui ir sustiprinti vidinę kontrolę.

1. Sąmoningumas – pirmoji gynybos linija. Sukčiavimo prevencija prasideda nuo rizikų supratimo. Kadangi organizacijos dėl sukčiavimo vidutiniškai praranda apie 5% metinių pajamų, informuotumas yra itin svarbus.
2. Atpažinkite pavojaus signalus. Atkreipkite dėmesį į įspėjamuosius ženklus: nežinomus tiekėjus, staigius banko sąskaitos duomenų pakeitimus, spaudimą apmokėti nedelsiant ir neįprastai atrodančias sąskaitas faktūras.
3. Automatizuokite patvirtinimus. Rankinis sąskaitų tikrinimas dažnai lemia klaidas. Automatizuoti sprendimai užtikrina taisyklių laikymąsi ir sukuria skaitmeninį įrašą, todėl sukčiams tampa gerokai sunkiau apeiti sistemą.
4. Pereikite prie e-sąskaitų. E-paštu siunčiamos PDF sąskaitos yra pažeidžiamos – jas galima perimti ar pakeisti. E-sąskaitų sprendimai užtikrina saugų, šifruotą kanalą su patvirtintais siuntėjais ir pašalina daugelį dažnų sukčiavimo rizikų.
5. Kurkite sukčiavimui atsparią organizacijos kultūrą. Vien technologijų nepakanka. Reikalingos aiškios taisyklės ir atsakomybės, taip pat komanda, kuri drąsiai praneša, jei kažkas atrodo įtartina.

Derindami išmanius įrankius su atidžia ir sąmoninga komanda, galite sukurti stiprią gynybą nuo sąskaitų faktūrų sukčiavimo.