„Prašome atsiųsti mums e-sąskaitą.“ Bet kokiu el. pašto adresu?

Kai Lietuvos klientas paprašo atsiųsti e-sąskaitą, pirmas klausimas gali būti: „Kokiu el. pašto adresu ją siųsti?“

E-sąskaita nėra nei PDF failas, nei sąskaitos-faktūros nuotrauka. Tai kompiuteriu nuskaitomas dokumentas su nustatyta struktūra, kuris iš siuntėjo verslo programinės įrangos (dažnai per e-sąskaitų operatorių) perduodamas tiesiai į pirkėjo verslo programinę įrangą arba sąskaitų apdorojimo sistemą. Niekam nereikia atsisiųsti sąskaitos-faktūros duomenų iš el. laiško ar įvesti jų rankiniu būdu.

Kas yra elektroninė sąskaita, o kas nėra?

Paprasčiausias būdas paaiškinti šį skirtumą yra toks:

• PDF sąskaita – tai žmogui suprantamas dokumentas, kuris paprastai siunčiamas elektroniniu paštu.
• E-sąskaita – tai kompiuteriu apdorojama sąskaita, atitinkanti bendrą standartą ir perduodama tarp programinės įrangos sistemų.
  • Joje taip pat gali būti pridėtas PDF failas, tačiau pats PDF failas dar nereiškia, kad sąskaita yra e. sąskaita.

Pagal Lietuvos PVM taisykles sąvoka elektroninė PVM sąskaita faktūra suprantama plačiau. VMI ją apibrėžia kaip PVM sąskaitą faktūrą, kurioje pateikta privaloma informacija ir kuri išrašoma bei gaunama elektronine forma. Jos naudojimui reikalingas išankstinis pirkėjo sutikimas, kuris gali būti išreikštas ir pirkėjo veiksmais.

Tai reiškia, kad elektroniniu būdu išsiųstas PDF failas pagal Lietuvos PVM taisykles gali būti laikomas elektronine PVM sąskaita faktūra. Šiame straipsnyje e-sąskaita vadiname struktūrizuotą, kompiuteriu apdorojamą sąskaitą, naudojamą automatizuotam elektroniniam apsikeitimui.

Kodėl e-sąskaita nesiunčiama elektroniniu paštu?

Techniniu požiūriu XML failą galima pridėti prie el. laiško, tačiau tai nėra nei standartinis, nei teisingas e-sąskaitų keitimosi būdas.

Siunčiant sąskaitas per e-sąskaitų operatorius galima:

• automatiškai nukreipti sąskaitą į reikiamos įmonės reikiamą sistemą;
• patikrinti sąskaitos formato atitiktį ir įsitikinti, kad joje yra visa privaloma informacija;
• stebėti, ar sąskaita pasiekė gavėją;
• prireikus konvertuoti skirtingus e-sąskaitų formatus;
• sumažinti klaidų skaičių ir sąskaitų sukčiavimo riziką.

Elektroninis paštas nesuteikia tokio paties kontrolės ar atsekamumo lygio, nes sąskaita gali atsidurti šiukšlių aplanke, likti darbuotojo pašto dėžutėje arba būti išsiųsta ne tuo adresu. Per operatorių išsiųsta e-sąskaita nukreipiama tiesiai tinkamam gavėjui, remiantis unikaliais įmonės identifikatoriais (pavyzdžiui, registracijos kodu ar PVM numeriu). Tiksli maršruto eiga priklauso nuo šalies.

Kaip siųsti e-sąskaitą Lietuvoje?

Pirmiausia patikrinkite, ar jūsų apskaitos arba ERP sistema palaiko struktūrizuotų e-sąskaitų siuntimą ir kokius tinklus ar paslaugų teikėjus ji gali naudoti.

Jei sąskaita siunčiama privataus sektoriaus klientui, išsiaiškinkite, kokį struktūrizuotą formatą ir perdavimo kanalą jis priima. Jūsų apskaitos programa arba e-sąskaitų paslaugų teikėjas gali gebėti automatiškai nustatyti tinkamą perdavimo kelią.

Tipinis automatizuotas procesas atrodo taip:

1. Sukurkite pardavimo sąskaitą savo apskaitos arba ERP sistemoje.
2. Vietoje PDF siuntimo el. paštu pasirinkite e-sąskaitos arba siuntimo per PEPPOL tinklą funkciją.
3. Jūsų programa arba e-sąskaitų paslaugų teikėjas suformuoja reikiamo formato struktūrizuotą sąskaitą ir išsiunčia ją tinkamu kanalu.
4. Sąskaita patenka į pirkėjo apskaitos, sąskaitų apdorojimo ar tvirtinimo sistemą.

Pardavėjui paprastai nebūtina žinoti pirkėjo operatoriaus ar techninio gavimo adreso, nes e-sąskaitų tinklai jas automatiškai nukreipia remdamiesi standartiniais verslo identifikatoriais.

Viešojo sektoriaus e-sąskaitos Lietuvoje: SABIS ir Peppol

Lietuvoje šiuo metu galioja privalomas B2G (verslas-valstybei) e-sąskaitų režimas viešųjų pirkimų srityje, tačiau bendro B2B (verslas-verslui) e-sąskaitų naudojimo įpareigojimo dar nėra.

Lietuvos Viešųjų pirkimų tarnyba nurodo, kad nuo 2025 m. sausio 1 d. pagal viešųjų pirkimų sutartis išrašomos sąskaitos, įskaitant sąskaitas pagal žodžiu sudarytas pirkimo sutartis, turi būti teikiamos elektroniniu būdu per Peppol arba SABIS, išskyrus teisės aktuose numatytus atvejus.

SABIS (Sąskaitų administravimo bendroji informacinė sistema) – Lietuvos sąskaitų administravimo sistema, naudojama viešųjų pirkimų sąskaitų procese.

Peppol – tarptautinis tinklas, skirtas struktūrizuotiems verslo dokumentams perduoti per prie jo prisijungusius paslaugų teikėjus. Įmonė, naudojanti prie Peppol prijungtą e-sąskaitų paslaugų teikėją, gali siųsti struktūrizuotas sąskaitas per šį tinklą ir neprivalo kiekvienos sąskaitos rankiniu būdu suvesti į SABIS.

SABIS šiuo metu palaiko kelis sąskaitų pateikimo būdus:

• rankinį duomenų įvedimą arba XML importą SABIS portale;
• duomenų perdavimą iš ERP sistemos per universaliąją sąsają;
• sąskaitų perdavimą per Peppol tinklą;
• automatizuotą informaciją apie per Peppol perduodamų sąskaitų būseną.

Sąskaitoms per Peppol SABIS palaiko Peppol BIS Billing 3.0 eInvoice ir Credit Note formatus. 

LR finansų ministerija taip pat nurodo, kad tiekėjai, aptarnaujantys perkančiąsias organizacijas, sąskaitas už prekes, paslaugas ir darbus turi pateikti pagal taikomą SABIS procesą. Tai apima ir sąskaitas pagal žodinius susitarimus, nepriklausomai nuo jų vertės.

Didesnius sąskaitų kiekius siunčiantiems tiekėjams ERP integracija arba e-sąskaitų perdavimo paslauga neabejotinai padės išvengti rankinio sąskaitų administravimo SABIS portale.

Kaip patikrinti, ar klientas gali priimti e-sąskaitas?

Visoje Europoje galite patikrinti, ar klientas yra pasirengęs gauti e-sąskaitas, naudodamiesi keliais standartiniais būdais:

• Automatinė paieška programinėje įrangoje: dauguma šiuolaikinių Europos apskaitos sistemų automatiškai atlieka paiešką keitimosi tinkluose (pavyzdžiui, Peppol) arba nacionaliniuose registruose, naudodamos pirkėjo PVM kodą arba įmonės kodą, kad parodytų, ar galima pristatyti e-sąskaitas.
• Peppol katalogas: tarpvalstybinio e-sąskaitų išrašymo Europoje atveju įmonės galite ieškoti atvirame Peppol kataloge, naudodami jos PVM kodą, nacionalinį įmonės kodą arba įmonės pavadinimą, kad patikrintumėte, ar ji gali gauti e-sąskaitas.
• Nacionalinės mokesčių ir viešosios duomenų bazės: Europos šalyse, kuriose galioja centralizuoti e-sąskaitų reikalavimai (pavyzdžiui, Italijos SDI, Lenkijos KSeF arba Prancūzijos viešasis portalas), galimybės gauti e-sąskaitas registruojamos nacionalinėse mokesčių duomenų bazėse arba oficialiuose įmonių registruose.
• Tiesioginė pirkėjo informacija: patikrinkite kliento pirkimo užsakymą, sutartį arba pirkimų gaires, kad rastumėte jo elektroninį gavimo adresą, pvz., PEPPOL ID arba nacionalinį maršruto identifikatorių (pvz., Vokietijos Leitweg-ID viešojo sektoriaus pirkėjams).

Visoje Europoje e-sąskaitų išrašymą reglamentuoja tiek Europos Sąjungos direktyvos, tiek sparčiai plėtojami nacionaliniai verslo sandorių įstatymai. Daugiau apie e-sąskaitų standartus ir formato reikalavimus 2026–2027 m. galite paskaityti mūsų naujausiame tinklaraštyje.

Koks yra i.SAF vaidmuo?

Lietuvos įmonės taip pat susiduria su i.SAF (angl. Standard Audit File) – tai Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) elektroninė posistemė, skirta PVM sąskaitų faktūrų registrų teikimui. Ji yra i.MAS (išmaniosios mokesčių administravimo sistemos) dalis. i.SAF privalo naudotis PVM mokėtojai, kurie kas mėnesį VMI teikia gaunamų ir išrašomų PVM sąskaitų faktūrų duomenis. 

i.SAF registrus galima pateikti trimis būdais: 

• Rankiniu būdu per i.MAS portalą;
• Įkeliant XML rinkmeną – apskaitos programa sugeneruoja i.SAF XML rinkmeną, kuri įkeliama į portalą;
• Per API tiesiogiai – apskaitos sistema perduoda duomenis automatiškai, be rankinio įkėlimo.

Ką daryti, jei negalite išsiųsti e-sąskaitos?

Jei klientas prašo elektroninės sąskaitos, bet jūs nežinote, kaip ją išsiųsti, problemos neišspręsite tiesiog pervadindami PDF sąskaitą ar pridėdami XML failą prie el. laiško.

Jei nesate tikri, kaip ją išsiųsti, kreipkitės į:

• savo buhalterį arba apskaitos paslaugų teikėją;
• savo apskaitos programinės įrangos palaikymo komandą;
• savo įmonės e-sąskaitų faktūrų operatorių.

Paklauskite: „Kaip iš savo verslo valdymo sistemos galiu išsiųsti struktūrizuotą e-sąskaitą šiam Lietuvos klientui?“

Jei gavėjas yra Lietuvos viešojo sektoriaus organizacija, galite paklausti konkrečiau:

„Ar šią sąskaitą galima perduoti per Peppol į SABIS ir kokius viešojo pirkimo ar sutarties duomenis turiu nurodyti?“

Jei viešajam sektoriui išrašote tik pavienes sąskaitas, SABIS portale galite jas suvesti rankiniu būdu arba importuoti XML failą. Didesniam sąskaitų kiekiui tiesioginė sistemų integracija arba perdavimas per Peppol gali sumažinti rankinio darbo apimtis.

E-sąskaitos naudingos ir pardavėjams

E-sąskaitos ne tik naudingos pirkėjui, bet ir atitinka pardavėjo interesus, nes jos:

• greičiau patenka į pirkėjo sąskaitų apdorojimo procesą;
• nepasimeta darbuotojo pašto dėžutėje ar šlamšto aplanke;
• jose yra mažiau duomenų įvedimo klaidų;
• jas lengviau stebėti;
• mažina sąskaitos atmetimo tikimybę;
• padeda greičiau patvirtinti sąskaitą ir atlikti mokėjimą.

Kai klientas prašo e-sąskaitos, neprašykite jo nurodyti el. pašto adreso

E-sąskaita nėra PDF formato sąskaita faktūra, išsiųsta el. paštu.

Kai klientas paprašo išsiųsti e-sąskaitą:

• Patikrinkite e-sąskaitų išrašymo funkciją savo verslo programinėje įrangoje;
• Pasirinkite „Siųsti kaip e-sąskaitą“ (arba siųskite per Peppol tinklą);
• Jei reikia, paprašykite pagalbos programinės įrangos tiekėjo, buhalterio arba e-sąskaitų operatoriaus;
• Nesiųskite PDF sąskaitos tiesiog į kitą el. pašto adresą.

E-sąskaitomis keičiamasi tiesiogiai tarp įmonių per programinės įrangos sistemas, tinklus ir e-sąskaitų operatorius. Dėl to sąskaitų apdorojimas tampa greitesnis, tikslesnis ir saugesnis.

Reikia pagalbos dėl e-sąskaitų Lietuvoje?

Telema padeda įmonėms siųsti ir gauti struktūrizuotas e-sąskaitas bei integruoti e-sąskaitų srautus su ERP sistemomis ir pirkimo sąskaitų procesais.

Paprašykite pagalbos: