E. sąskaitų faktūrų standartai ir formato reikalavimai 2026–2027 m.
Bir 25, 2026
Dėl vyriausybių nustatomų reikalavimų bangos PDF sąskaitų siuntimo el. paštu era oficialiai artėja prie pabaigos, nes įmonės pereina prie skaitmeninių alternatyvų.
E-sąskaitoje pateikiami struktūrizuoti, kompiuteriu nuskaitomi duomenys, kuriuos programinė įranga gali apdoroti automatiškai. E-sąskaitų standartai apibrėžia, ką reiškia sąskaitos duomenys ir kokia informacija turi būti įtraukta, o formatai nustato, kaip šie duomenys techniškai supakuojami ir perduodami tarp sistemų. Kartu jie lemia, ar kita sistema gali sąskaitą suprasti ir apdoroti.
Vis dėlto bendro standarto laikymasis yra tik dalis užduoties; be tikslumo vietiniai šalių neatitikimai vis tiek gali sukelti validacijos klaidų ir mokėjimų vėlavimų. Telema e-sąskaitų verslo linijos vadovas Heigo Protten aiškina: „E-sąskaita gali atitikti tinkamą standartą ir vis tiek nepraeiti validacijos, jei vietinės taisyklės, maršrutizavimo identifikatoriai arba ERP laukų susiejimai yra neteisingi. Įmonėms dažnai sudėtinga išlaikyti šią informaciją tikslią skirtingose šalyse, tinkluose ir su skirtingais prekybos partneriais.“
Todėl daugelis atmetimų kyla ne dėl paties standarto, o dėl trūkstamų arba neteisingų vietinių duomenų. Kodų sąrašų (sąskaitų tipų kodai, šalių kodai, PVM kodai, matavimo vienetai ir pan.), validacijos taisyklių ir maršrutizavimo duomenų tikslus palaikymas kiekvienai šaliai ir sandorio tipui yra darbas, kurį atlieka e-sąskaitų operatoriai, kad įmonėms nereikėtų to prižiūrėti savo viduje.
EN 16931: Europos e-sąskaitų pagrindas
Europoje EN 16931 yra pagrindinis struktūrizuotų e-sąskaitų standartas. Jis aprašo privalomą elektroninės sąskaitos verslo informaciją ir padeda užtikrinti, kad vienos organizacijos sukurta sąskaita galėtų būti priimta ir apdorota kitos organizacijos skirtingose šalyse, sektoriuose ir sistemose.
Standartą pradėta taikyti viešuosiuose pirkimuose ir B2G sąskaitose faktūrose, kur jis jau seniai yra privalomas. Tačiau atnaujintas EN 16931-1:2025, galiojantis nuo 2026 m. vasario, yra specialiai pritaikytas B2B (verslas-verslui) sandoriams, siekiant palaikyti iniciatyvą „PVM skaitmeniniame amžiuje“ arba ViDA. EN 16931 dabar yra Europos B2B sąskaitų pagrindas.
EN 16931 remiasi bendru CORE sąskaitos modeliu, kuris apibrėžia esminę informaciją, suprantamą visoms reikalavimus atitinkančioms sistemoms. Be to, šalys ir tinklai gali pridėti specifinių reikalavimų per CIUS (pagrindinę sąskaitos faktūros naudojimo specifikaciją), kuri apriboja arba išplečia pagrindinį modelį konkretiems sektoriams ar jurisdikcijoms. Pavyzdžiai apima privalomus mokesčių kodus, pirkėjo identifikatorius arba maršrutizavimo nuorodas.
Dėl to įmonės dažnai susiduria tiek su bendru e-sąskaitų standartu, tiek su konkrečiai šaliai taikomais profiliais. Standartas suteikia struktūrą, o vietiniai įgyvendinimai apibrėžia išsamias taisykles.
ViDA: e-sąskaitų reikalavimų variklis
EN 16931 buvo peržiūrėtas B2B reikmėms, nes ViDA dabar yra ES teisės aktas. Jis buvo priimtas 2025 m. kovą ir įsigaliojo 2025 m. balandį, nustatydamas etapinius e-sąskaitų ir skaitmeninio PVM ataskaitų teikimo terminus iki 2035 m.
Kiekvienai ES prekiaujančiai įmonei svarbios kelios datos:
- 2026 m. pabaiga: valstybės narės turi perkelti ViDA direktyvą į nacionalinę teisę.
- 2030 m. sausis: įmonėms nebereikės gavėjo sutikimo e-sąskaitai išrašyti.
- 2030 m. liepa: tarpvalstybiniai ES vidaus B2B sandoriai bus privalomai vykdomi naudojant e-sąskaitas ir skaitmeninio ataskaitų teikimo reikalavimus, arba DRR. E-sąskaitos taps numatytuoju formatu ir:
- turės atitikti EN 16931;
- turės būti išrašytos per 10 dienų;
- turės būti pranešamos mokesčių institucijoms beveik realiuoju laiku.
- 2035 m. sausis: vidaus e-sąskaitų sistemos, sukurtos iki 2024 m., pavyzdžiui, Italijos sistema, turės būti suderintos su ES modeliu.
Vienas pokytis paveiks ir pirkėjus, ir pardavėjus: galiojanti struktūrizuota e-sąskaita turėtų tapti esmine sąlyga norint atskaityti pirkimo PVM tinkamiems ES vidaus B2B sandoriams. Praktiškai verslo klientai gali negalėti susigrąžinti PVM be jūsų pateiktos reikalavimus atitinkančios e-sąskaitos, o didieji pirkėjai tikėtina pradės tai taikyti mokėtinų sumų procesuose dar prieš formalų terminą.
Nacionaliniai reikalavimai taip pat lenkia ES grafiką. Belgija nuo 2026 m. sausio reikalauja struktūrizuotų e-sąskaitų tarp PVM mokėtojų, o Prancūzija, Vokietija, Lenkija ir Rumunija etapais diegia savo taisykles. Įmonėms, turinčioms klientų ar registracijų Baltijos šalyse ir plačiau ES, dabar svarbiausias klausimas yra, kuri šalis taiko reikalavimus ir kada.
Pagrindiniai e-sąskaitų faktūrų formatai
Struktūrizuotoms e-sąskaitoms palaikyti gali būti naudojami keli formatai, priklausomai nuo šalies, sandorio tipo, tinklo ir pirkėjo.
Universal Business Language, arba UBL, yra XML pagrindu sukurtas formatas, plačiai naudojamas tokiuose tinkluose kaip Peppol. Jo lanksti struktūra palaiko išsamius sąskaitos faktūros duomenis, įskaitant eilučių pozicijas, mokesčius, pristatymo informaciją ir mokėjimo duomenis, todėl jis gerai tinka tarpvalstybinėms sąskaitoms ir B2B sandoriams. Kadangi UBL yra labai detalus, tikslus laukų susiejimas ir galiojantys kodai yra būtini siekiant išvengti validacijos klaidų.
Cross-Industry Invoice, arba CII, kurį prižiūri UN/CEFACT, yra dar vienas struktūrizuotas XML formatas, dažnai naudojamas EN 16931 įgyvendinimuose. Jis taip pat naudojamas kaip XML komponentas hibridiniuose formatuose, pavyzdžiui, Factur-X ir ZUGFeRD. Praktikoje pasirinkimą tarp UBL ir CII paprastai lemia gavėjo tinklo, kliento arba institucijos reikalavimai.
Factur-X ir ZUGFeRD yra hibridiniai formatai, kurie sujungia žmogui perskaitomą PDF su įterptais XML duomenimis. Finansų komandos gauna pažįstamą vizualų dokumentą, o programinė įranga gauna po juo esančius kompiuteriu nuskaitomus duomenis. Tai ypač naudinga, kai prekybos partnerių e-sąskaitų galimybės skiriasi. Hibridiniai formatai išlieka galiojantys tol, kol įterptame XML pateikiama reikiama duomenų struktūra. Jei ji neteisinga, sąskaita nepraeina validacijos kaip ir bet kuris kitas formatas.
Peppol BIS Billing apibrėžia, kaip sąskaitos perduodamos per Peppol tinklą pagal EN 16931, ir yra plačiai naudojamas tarpvalstybiniams B2G ir B2B sandoriams. Nors Peppol supaprastina tarptautinį sujungiamumą, jis neatleidžia nuo vietinių reikalavimų laikymosi.
E-sąskaitų reikalavimai pagal sandorio tipą
Skirtingiems sandorių tipams dažnai taikomos skirtingos taisyklės. Formatas, tinkantis vienam naudojimo atvejui, kitame gali nepraeiti validacijos.
Verslo ir valdžios institucijų, arba B2G, sandoriams paprastai taikomi griežčiausi atitikties reikalavimai, įskaitant konkrečius formatus, profilius, maršrutizavimo identifikatorius (ID) ir perdavimo kanalus. Automatizuota validacija atmeta viską, kas neatitinka specifikacijos.
Verslo tarpusavio, arba B2B, sandoriai paprastai yra lankstesni, nors kelios valstybės narės jau yra įvedusios privalomas struktūrizuotas e-sąskaitas, o ViDA nuo 2030 m. jas padaro privalomas tarpvalstybinei ES vidaus prekybai. Įprasti mainų metodai apima Peppol, EDI tinklus, nacionalines platformas ir ERP integracijas, o duomenys dažnai būna sudėtingi, pavyzdžiui, nuolaidos, kelios valiutos ir detalios eilutės.
Verslo ir vartotojo, arba B2C, sandoriai lieka už ES masto privalomo reikalavimo ribų ir struktūrizuotų duomenų požiūriu paprastai yra paprastesni, tačiau atskiros šalys gali taikyti ataskaitų teikimo reikalavimus, o duomenų privatumas ir klientų patirtis vis tiek turi būti apgalvoti.
Tinkamo e-sąskaitų formato pasirinkimas
Vieno universaliai teisingo formato nėra — yra tinkamas formatas konkrečiai sąskaitai. Praktikoje tai priklauso nuo penkių klausimų:
- Kur yra įsikūręs pirkėjas?
Nacionalinės taisyklės dažnai nustato priimtiną formatą, platformą ir validacijos procesą. - Koks yra sandorio tipas?
B2G, B2B ir B2C sandoriams gali būti taikomi skirtingi reikalavimai. - Kuris tinklas ar platforma naudojama?
Peppol, nacionaliniai mokesčių portalai, EDI tinklai ir viešųjų pirkimų sistemos gali reikalauti konkrečių profilių. - Ką palaiko gavėjo sistema?
Net kai du formatai yra teisiškai galiojantys, pirkėjo sistema gali priimti tik vieną. - Kokie vietiniai kodai ir identifikatoriai reikalingi?
Sąskaitos tipas, PVM kategorija, maršrutizavimo ID, pirkėjo nuoroda ir schemos identifikatoriai gali lemti, ar sąskaita praeis validaciją.
Praktikoje gavėjo sistema dažnai lemia, kas veikia. ViDA direktyva tai keičia. Kai gavėjo sutikimo nebereikės, klausimas taps toks: ar sąskaita faktūra atitinka EN 16931 ir atitinkamą vietinį profilį. Reikalavimas išlieka tas pats: naudoti teisingus duomenis ir kodus. Klaidų kainą bus sunkiau apeiti.
Standartizuotų e-sąskaitų perdavimo nauda
Tinkamai įgyvendinti e-sąskaitų standartai ir formatai gerina tiek atitiktį, tiek veiklos efektyvumą. Struktūrizuotos sąskaitos:
- sumažina rankinį duomenų įvedimą
- mažina įvedimo klaidų riziką
- padeda sąskaitoms greičiau judėti per tvirtinimo, mokėjimo ir suderinimo procesus
- palengvina sąskaitų duomenų archyvavimą ir reagavimą į mokesčių ataskaitų teikimo reikalavimus.
Tarptautinėms įmonėms standartizuotas e-sąskaitų naudojimas taip pat padeda plėstis ir vykdyti tarpvalstybinę prekybą, nes įmonės gali remtis bendrais modeliais ir formatų konvertavimu.
Baigiamosios mintys
Net ir esant standartams, įgyvendinimas vis tiek gali būti sudėtingas, o ViDA padidina reikalavimus, užuot juos galutinai išsprendusi. Formatai keičiasi, šalių reikalavimai turi skirtingus terminus, o prekybos partneriai ar ERP sistemos turi skirtingas technines galimybes. Tai sukuria papildomą spaudimą finansų ir IT komandoms, kurios turi valdyti šią sistemą.
Siekdamos sumažinti vidinę priežiūrą, daugelis įmonių naudoja e-sąskaitų perdavimo sprendimus, tokius kaip Telema e-invoicing, kurie tvarko validacijos taisykles, maršrutizavimo duomenis ir vietinius reikalavimus per vieną patikimą jungtį. Galiojanti e-sąskaita yra tiek stipri, kiek tikslūs yra ją pagrindžiantys duomenys.
Užsisakyti e-sąskaitų konsultaciją: