Ką daryti pasibaigus EDI įtraukimo projektui

Veiksmingas įtraukimas sukuria naują darbo procesą, o nuosekli priežiūra po projekto padeda jį išlaikyti. Be struktūruoto tolesnių veiksmų proceso tiekėjai dažnai ir toliau siunčia sąskaitas el. paštu ir tvarko užsakymus už EDI ribų. Vidinės komandos dažnai grįžta prie senų įpročių, taip sukurdamos paralelinius procesus, kurie mažina įtraukimo projekto finansinę grąžą.

Kad būtų palaikoma tvarka, įmonėms reikia aiškios tolesnės priežiūros tvarkos.

1. Suderinkite vidinę komandą ir priskirkite atsakomybes

Norint išlaikyti discipliną EDI įtraukimo procese, būtinas visiškas vidinis suderinimas. Kai pirkimų ar finansų komandos ir toliau naudoja papildomus kanalus, išoriniai partneriai greitai pastebi, kad EDI nėra faktinis standartas.

Ilgalaikė sėkmė priklauso nuo aiškių atsakomybių. Vidinė komanda turi žinoti:

• tikslius dokumentų reikalavimus, kurie turi būti vykdomi per EDI;
• procedūras, taikomas rankiniu būdu tvarkomiems dokumentams, pavyzdžiui, PDF ar Word failams;
• ir į ką kreiptis išimčių atvejais.

2. Pasibaigus terminui atmeskite ne EDI dokumentus

Pasibaigus perėjimo terminui, dokumentai, išsiųsti ne EDI formatu, neturėtų būti priimami. Vietoj to išsiųskite standartizuotą pranešimą, kuris partneriui primena sutartą dokumentų mainų būdą. Šiam pranešimui skirta šablono versija pateikiama čia:

3. Įtraukite EDI reikalavimus į verslo sutartis

Norėdami išlaikyti įtraukimo rezultatus, paverskite EDI formaliu ir standartiniu reikalavimu visose teisinėse ir verslo sutartyse. EDI įtraukimas į procesą nuo pirmos dienos yra daug efektyvesnis nei bandymas vėliau keisti jau nusistovėjusius įpročius.

Sutartyse gali būti įtraukti tokie punktai:

• Informacijos mainai: Šalys turi naudoti Telema EDI paslaugas visų komercinių duomenų ir dokumentų mainams.
• Privalomi dokumentų tipai: Standartizuoti EDI dokumentai, kuriais keičiasi pirkėjas ir tiekėjas, apima: ORDER, (ORDRSP, DESADV, RECADV,) INVOICE.

Ypač svarbu nustatyti automatizavimą kaip pagrindinę bendradarbiavimo su naujais partneriais sąlygą. Kai EDI įtraukiamas į pradines sutarties diskusijas, įtraukimas tampa standartine tiekėjų valdymo dalimi.

4. Apibrėžkite išimčių procesą

Atskiros išimtys yra neišvengiamos. Naujam partneriui gali prireikti trumpo pereinamojo laikotarpio, arba ypatinga situacija gali pareikalauti laikino rankinio tvarkymo.

Nevaldomos išimtys sukelia operacinių problemų.

Geras priežiūros po projekto procesas apibrėžia:

• kas gali patvirtinti laikiną sprendimą;
• kokie atvejai laikomi išimtimi;
• kada baigiasi laikinas patvirtinimas;
• ir kaip grąžinti partnerį prie standartinio EDI proceso.

Šių taisyklių nustatymas padeda užtikrinti, kad laikinos išimtys netaptų nuolatine praktika.

Pagrindinė išvada

Investicijų į įtraukimą grąža priklauso nuo to, kas vyksta po projekto.

Ne EDI dokumentų priėmimas, vidinių komandų nesuderinimas arba sutarto proceso neįtraukimas į verslo sutartis didina riziką grįžti prie pradinių neefektyvumų, kuriuos įtraukimo projektas turėjo pašalinti. Priežiūra po projekto yra svarbi.

Domina EDI įtraukimas?

Struktūruotas įtraukimo metodas padeda pasiekti didesnę tiekėjų aprėptį ir ilgalaikį nuoseklumą. Telema palaiko tiekėjų komunikaciją, koordinavimą ir struktūruotus tolesnius veiksmus kaip savo įtraukimo paslaugos dalį.

Dėl įtraukimo pagalbos kreipkitės:
Marianne Kobin
marianne.kobin@telema.com