ELVI 50% išplėtė EDI taikydama struktūrizuotą partnerių įtraukimą

Elektroninis paštas vis dar turi savo vietą versle, tačiau jis netinka masiniam užsakymų ir sąskaitų-faktūrų keitimuisi. Nors kurį laiką toks būdas gali veikti, vėliau jis tampa lėtas, padidėja klaidų rizika, o procesus darosi sunku automatizuoti. Su tuo susidūrė ir mažmeninės prekybos tinklas ELVI: dalis operacijų su tiekėjais vis dar vyko el. paštu, todėl komandai teko atlikti daug papildomo rankinio darbo.

Siekdama ištaisyti šią situaciją, ELVI kartu su Telema įgyvendino trijų mėnesių projektą, kurio tikslas – prie EDI (elektroninių duomenų mainų) sistemos prijungti daugiau tiekėjų. Buvo siekiama plėsti turimą 40 EDI partnerių skaičių, sumažinti rankinio darbo apimtis ir sukurti sklandesnį bei labiau automatizuotą bendradarbiavimą su tiekėjais. Kampanija vyko 2025 m. spalio–gruodžio mėnesiais.

Struktūrizuotas požiūris į tiekėjų įtraukimą

Siekdama sumažinti ELVI administracinę naštą, Telema perėmė visą įtraukimo procesą: atliko partnerių analizę, susisiekė su tiekėjais ir valdė visą komunikaciją viso projekto metu.

Kampanija buvo orientuota į dvi grupes:

• tiekėjus, kurie jau naudojasi Telema paslaugomis, ir
• apie 100 papildomų tiekėjų, kurie dar nenaudojo EDI sistemos.

Buvo suderinta konkreti perėjimo data, po kurios ELVI dokumentus priims tik per EDI. Tai tiekėjams suteikė aiškų terminą ir padėjo paspartinti prijungimo procesą.

Įtraukimo eiga priklausė nuo tiekėjo pasirengimo:

• Tiekėjams, kurie jau priklausė Telema tinklui ir žinojo nustatymus, tereikėjo aktyvuoti ryšį.
• Naujiems EDI naudotojams prireikė daugiau tiesioginės pagalbos. Jiems Telema vykdė sistemingą ryšių palaikymo procesą, derindama elektroninius laiškus, skambučius ir tolesnius veiksmus, siekdama išspręsti tiek technines, tiek administracines problemas ir užtikrinti, kad kiekvienas tiekėjas laikytųsi numatyto grafiko.

Rezultatai po trijų mėnesių

Programos pabaigoje ELVI savo Telema tinkle esančių tiekėjų skaičių išplėtė 50 % – nuo 40 iki daugiau nei 60 partnerių. Nauji EDI ryšiai buvo užmegzti tiek su esamais Telema naudotojais, tiek su tiekėjais, kurie anksčiau dokumentais elektroniniu būdu nesikeitė.

Be to, dvi įmonės, naudojusios tik internetinę EDI versiją (Web-EDI), perėjo prie integruoto EDI, sujungdamos dokumentų mainus tiesiogiai su savo verslo valdymo sistemomis (ERP). Tai leido:

• atsisakyti rankinio duomenų įvedimo,
• sumažinti klaidų tikimybę,
• atlaisvinti darbuotojus svarbesnėms užduotims.

Nors kampanijos metu bendras „ELVI“ EDI srautas tiesiogiai nepadidėjo, buvo padėtas pagrindas ilgalaikei automatizacijai ir tvaresnei bei lengviau plečiamai tiekimo grandinei.

Apibendrinant, vos per tris mėnesius ELVI gerokai padidino EDI naudojimą savo tiekėjų tinkle. Projektas parodė, kad:

1. aiškus perėjimo terminas,
2. skirtingi metodai pagal tiekėjų pasirengimo lygį,
3. nuoseklios tolesnės priemonės, skirtos pašalinti kliūtis, 

leidžia užtikrinti kontroliuojamą ir pamatuojamą EDI diegimo progresą.

Norite išplėsti savo EDI tinklą?

Jei jūsų organizacija užsakymus ar sąskaitas-faktūras vis dar siunčia el. paštu, tiekėjų prijungimas prie EDI gali greitai padidinti automatizaciją ir sumažinti rankinį darbą.

Telema įtraukimo koordinatorius nemokamai gali įvertinti jūsų partnerių tinklą ir nustatyti, kur būtų pasiektas didžiausias efektyvumas.

Dėl tiekėjų prijungimo kreipkitės:
Marianne Kobin
marianne.kobin@telema.com