UBL 2.5: e-sąskaitos tampa daugiau nei tik sąskaitos faktūros

Jei dirbate su e-sąskaitomis, tikriausiai jau esate susidūrę su santrumpa UBL. Jei ne, dabar tinkamas metas su ja susipažinti, nes UBL 2.5 – tai didžiausias standarto, kuriuo grindžiama didelė dalis struktūrizuotų e-sąskaitų Europoje, atnaujinimas per daugiau nei dešimtmetį.

Universal Business Language (UBL) – tai tarptautinis atvirasis standartas, skirtas elektroniniams verslo dokumentams struktūrizuoti taip, kad skirtingos programinės įrangos sistemos galėtų automatiškai jais keistis ir juos apdoroti. Jis apima ne tik sąskaitas, bet ir užsakymus, važtaraščius, kreditines sąskaitas bei daugelį kitų kasdienėje prekyboje naudojamų dokumentų.

UBL 2.1, paskelbtas dar 2013 m., tebėra vienas pagrindinių Europos e-sąskaitų standartų. Juo, pavyzdžiui, grindžiamas Peppol BIS Billing 3.0.

2026 m. rugpjūčio 26 d. patvirtintas UBL 2.5, pasak UBL techninio komiteto pirmininko Kennetho Bengtssono, yra reikšmingiausia versija nuo UBL 2.1. Į ją įtraukti aštuoni nauji dokumentų tipai, atspindintys šiuolaikinio skaitmeninio verslo poreikius.

Taip e-sąskaita tampa platesnio skaitmeninio dialogo tarp pirkėjo ir pardavėjo dalimi.

Kas pasikeitė nuo UBL 2.1?

Nuo 2013 m. pasikeitė labai daug kas.

Struktūrizuotos e-sąskaitos jau gerokai peržengė ankstyvąjį dėmesį B2G sandoriams ir viešiesiems pirkimams. B2B e-sąskaitų reikalavimai įvairiose šalyse, Peppol plėtra ir mokesčių duomenų teikimas realiuoju laiku tampa vis dažnesni, o įmonės tikisi gerokai aukštesnio procesų automatizavimo lygio.

Vien sąskaitų perdavimo tarp ERP sistemų nebepakanka. Įmonėms reikia struktūrizuotų duomenų visame sandorio cikle: užsakymuose, pristatymuose, priėmimo procesuose, ginčuose ir mokėjimuose.

E-sąskaitos vis glaudžiau integruojamos į skaitmeninę prekybą, susiejant pirkimus, logistiką, atitiktį teisės aktų reikalavimams ir mokėjimus.

Kas naujo UBL 2.5?

UBL 2.5 papildo biblioteką aštuoniais naujais verslo dokumentų tipais, todėl bendras jų skaičius išauga nuo 93 iki 101:

• Delivery Note – važtaraštis
• Invoice Status Request – sąskaitos būsenos užklausa
• Invoice Status Response – atsakymas apie sąskaitos būseną
• Work Report – darbų ataskaita
• Procurement Status – pirkimo proceso būsena
• Procurement Status Request – pirkimo proceso būsenos užklausa
• Waste Movement – atliekų judėjimo dokumentas
• Waste Notification – pranešimas apie atliekas

Išplėstos ir esamos dokumentų struktūros. Sąskaitos ir kreditinės sąskaitos dabar gali turėti papildomas nuorodas į pirkimus ir pristatymus, naujas sandorio šalis, tokias kaip Beneficiary Party – naudos gavėjas – ir Collected For Party – šalis, kurios naudai surenkamas mokėjimas, taip pat sudėtingesnius mokėjimų bei trečiųjų šalių vykdomo lėšų surinkimo scenarijus.

Dar du pakeitimai parodo tolesnę UBL raidos kryptį. Naujoji versija papildo standartą ISO 14000 aplinkosaugos standartų palaikymu ir sudaro pagrindą JSON bei kitoms sintaksėms būsimose versijose. UBL 2.5 taip pat išlaiko atgalinį suderinamumą su visomis esamomis UBL 2.x realizacijomis, todėl standartas gali tobulėti nereikalaujant iš naujo kurti veikiančių integracijų.

Nauji dokumentai apima labai skirtingas sritis – nuo pirkimų, logistikos iki aplinkosaugos ataskaitų. Tačiau besidomintiems e-sąskaitų raida ypač svarbūs Invoice Status Request ir Invoice Status Response.

Žinojimas, kas nutiko po to, kai sąskaita buvo gauta

Tradiciškai elektroninių sąskaitų procesas daugiausia buvo orientuotas į jų pristatymą. Pardavėjas išsiunčia sąskaitą, ji pasiekia pirkėją, o idealiu atveju abi šalys gauna patvirtinimą, kad dokumentas pristatytas.

Sąskaita išsiųsta → Sąskaita gauta

Nors tai paprasta, tačiau svarbūs klausimai lieka be atsakymų. Ar sąskaita buvo priimta? Ar atmesta dėl neteisingų duomenų? Ar patvirtinta? Užginčyta? Apmokėta?

UBL 2.5 įveda standartizuotas dokumentų struktūras, skirtas sąskaitos būsenai užklausti ir perduoti. Tai leidžia keistis gerokai išsamesne informacija per visą sąskaitos gyvavimo ciklą:

Išsiųsta → Gauta → Priimta / Atmesta → Apdorota → Apmokėta

Šis papildymas gali atrodyti nedidelis, tačiau jis atspindi esminį skaitmeninės sąskaitos vaidmens pokytį.

Teisinis reguliavimas juda ta pačia kryptimi

UBL raida vyksta kartu su platesniais pokyčiais. Reguliavimo institucijoms vis labiau rūpi ir tai, kas su sąskaita vyksta po jos išrašymo.

Naujoji Prancūzijos B2B e-sąskaitų sistema, kurios pirmasis privalomas etapas įsigaliojo 2026 m. rugsėjo 1 d., apima sąskaitos gyvavimo ciklo koncepciją. Sąskaitos apdorojimo įvykiai perduodami naudojant būsenos pranešimus.

Ispanija žengia dar toliau. Pagal Karališkąjį dekretą 238/2026 sąskaitų gavėjai per keturias kalendorines dienas turi pranešti kiekvienos sąskaitos būseną – komercinį priėmimą arba atmetimą ir visišką apmokėjimą, įskaitant atitinkamas datas. Tikslas – užtikrinti viso sąskaitos gyvavimo ciklo matomumą ir padėti mažinti vėluojančių mokėjimų skaičių.

Šių šalių sistemos taiko skirtingus techninius sprendimus, todėl tai nereiškia, kad UBL 2.5 tapo sąskaitų gyvavimo ciklo būsenų teikimo standartu Prancūzijoje ar Ispanijoje. Teisiniai reikalavimai, verslo poreikiai ir dokumentų standartai vis dėlto juda struktūrizuotos komunikacijos per visą sandorio ciklą kryptimi.

Nuo dokumentų apsikeitimo prie verslo procesų skaitmeninimo

Didžiausią naudą iš elektroninio duomenų mainų retai kada galima gauti tiesiog pakeičiant vieną dokumento formatą kitu.

PDF sąskaitų pakeitimas XML dokumentais pašalina rankinį duomenų įvedimą ir sudaro sąlygas automatizavimui. Tačiau didžiausią vertę sukuria visa tarpusavyje susieta grandinė: elektroninis užsakymas inicijuoja važtarštį, duomenys sutikrinami ir patvirtinami pagal sąskaitą, tiekėjui perduodama sąskaitos būsena, o procesą užbaigia mokėjimas.

Tai reiškia perėjimą nuo dokumentų apsikeitimo prie tarp įmonių vykstančių procesų skaitmeninimo.

Įmonėms, kurios jau naudoja EDI, toks procesas yra gerai pažįstamas. Užsakymai, užsakymų patvirtinimai, važtaraščiai, gavimo patvirtinimai ir sąskaitos jau daugelį metų sudaro susietus dokumentų srautus. Dabar ta pačia kryptimi juda ir e-sąskaitų sritis.

Ar UBL 2.5 reiškia, kad Peppol pasikeis iš karto?

Ne.

UBL 2.5 paskelbimas nereiškia, kad esamos sistemos staiga pereis nuo UBL 2.1 prie naujosios versijos. Peppol BIS Billing 3.0 ir toliau naudoja UBL 2.1. Būsimas UBL 2.5 pritaikymas priklausys nuo tokių specifikacijų kaip Peppol BIS, EN 16931 ir nacionalinių reikalavimų atnaujinimų. Tikėtina, kad perėjimas vyks palaipsniui. Kai kurie pakeitimai gali atsirasti anksčiau per nacionalinius plėtinius.

Todėl įmonėms vien dėl UBL 2.5 atsiradimo nereikia iš karto pertvarkyti savo integracijų. Tačiau ERP sistemų tiekėjams, e-sąskaitų operatoriams ir automatizavimo sprendimų kūrėjams į naująją versiją verta atkreipti dėmesį jau dabar.

Sąskaita tampa didesnio duomenų srauto dalimi

Svarbiausia UBL 2.5 žinutė susijusi su tolesne skaitmeninio verslo raida.

Anksčiau sąskaitą buvo galima laikyti sėkmingai suskaitmeninta, kai ji automatiškai nukeliaudavo iš vienos sistemos į kitą. Dabar įmonėms vis dažniau reikia, kad sistemų komunikacija tęstųsi ir po sąskaitos gavimo. Sąskaita tampa vienu įvykiu procese, kuris susieja pirkimą, pristatymą, sąskaitos išrašymą, patvirtinimą, atitiktį reikalavimams ir mokėjimą. UBL 2.5 šią kryptį dar labiau įtvirtina.

„Daugumai mūsų klientų sunkiausia niekada nebuvo išsiųsti sąskaitą – sunkiausia buvo žinoti, kas su ja nutiko vėliau. UBL 2.5 pagaliau traktuoja sąskaitos faktūros būseną kaip struktūrizuotus duomenis, o ne kaip telefono skambutį ar priminimą el. paštu. EDI srityje šia kryptimi dirbame jau daugelį metų, todėl gerai matyti, kad e-sąskaitų sritis dabar juda ta pačia linkme.“ — Hele Hammer, Telema generalinė direktorė.

Reikia pagalbos susipažįstant su tarptautiniais e-sąskaitų reikalavimais?

Telema padeda įmonėms keistis reikalavimus atitinkančiomis e-sąskaitomis tarp skirtingų šalių, tinklų ir ERP sistemų, tam kad pačioms įmonėms nereikėtų valdyti kiekvieno formato ir kiekvienos šalies specifinių reikalavimų. Keičiantis tokiems standartams kaip UBL 2.5, mes sekame pokyčius, kad mūsų klientams to daryti nereikėtų.

Mygtuko tekstas: Užsisakyti e-sąskaitų konsultaciją: