2DOC ar 4DOC: nebespręskite ginčų dėl sąskaitų ir gaukite apmokėjimą laiku

Išsiuntėte prekes ir pateikėte sąskaitą, tačiau dabar mokėjimas sustabdytas, nes pirkėjas teigia, kad gautos prekės neatitinka to, kas nurodyta sąskaitoje.

Tuomet išrašote kreditinę sąskaitą, laukiate patvirtinimo ir išrašote naują sąskaitą. Tuo metu jūsų pinigų srautai stringa, o apskaitos komanda eikvoja laiką spręsdama problemą, kuri atsirado tą akimirką, kai buvo išsiųsta sąskaita – dar prieš kam nors patvirtinant, kas iš tikrųjų buvo gauta.

Tai nėra retas išimtinis atvejis. Tiekėjams, tiekiantiems prekes mažmeninės prekybos įmonėms, ginčai dėl sąskaitų yra įprasta verslo sąnaudų dalis dirbant pagal 2DOC modelį. Klausimas – ar tikrai taip turi būti?

Mažmeninės prekybos tiekimo grandinėse net ir nedideli neatitikimai, pavyzdžiui, trūkstamos prekės, pažeistos dėžės ar skirtumai tarp pristatyto ir sąskaitoje nurodyto kiekio, gali sulėtinti prekių priėmimą, uždelsti mokėjimus ir sukurti papildomo darbo tiek pirkėjams, tiek tiekėjams.

Kas yra 2DOC tiekimo procesas?

2DOC pavadinimas kilo iš dviejų elektroninių dokumentų, kuriais keičiasi pirkėjas ir tiekėjas: užsakymo ir sąskaitos. Pirkėjas siunčia užsakymą, o tiekėjas pristato prekes ir išrašo sąskaitą. Tuo procesas ir baigiasi – ir būtent čia slypi pirmiau aprašyta problema.

Kai procese naudojami tik šie du dokumentai, tiekėjas prieš išrašydamas sąskaitą nežino, kas iš tikrųjų buvo priimta. Tokie neatitikimai pasitaiko dažniau, nei galima manyti.

2DOC keliami sunkumai

„2DOC veikia gerai, kai viskas vyksta tiksliai pagal planą, tačiau praktikoje taip būna retai“, – aiškina Sven Uustalu, Telema EDI verslo krypties vadovas. „Pagrindinė silpnoji vieta yra laikas, nes sąskaita išrašoma dar prieš pirkėjui patvirtinant, kas iš tikrųjų buvo pristatyta.“

Bet koks neatitikimas tarp užsakymo, išsiųstų prekių ir faktinio pristatymo sukuria skirtumą, kurį vėliau tenka spręsti rankiniu būdu. Tai gali sukelti kelias nuolat pasikartojančias problemas:

• Lėtesnis prekių priėmimas: sandėlio ir apskaitos komandos turi išsiaiškinti neatitikimus, prieš prekes perduodant tolesniam apdorojimui.
• Atskleidžiama kainodara: sąskaitos duomenis mato logistikos komandos, kurioms komercinė kainų informacija nėra reikalinga.
• Kreditinių sąskaitų išrašymas: po pristatymo tiekėjams tenka išrašyti kreditines arba pataisytas sąskaitas.
• Vėluojantys mokėjimai: pirkėjai sulaiko mokėjimus, kol išsprendžiami ginčai dėl sąskaitų.
• Didesnis administracinis krūvis: abi pusės skiria laiko papildomų dokumentų siuntimui ir duomenų taisymui.

Kas yra 4DOC tiekimo procesas?

4DOC modelis padeda išvengti ginčų dėl sąskaitų, tarp pirkimo užsakymo ir galutinės sąskaitos įterpdamas du greitus patvirtinimo etapus: važtaraštį ir gavimo patvirtinimą.

Todėl šiame procese naudojami keturi dokumentai vietoj dviejų:

1. Užsakymas – kaip ir anksčiau, jį siunčia pirkėjas.
2. Važtaraštis  (DESADV) – jį tiekėjas siunčia, kai prekės iškeliauja iš sandėlio. Dokumentas patvirtina, kas iš tikrųjų buvo išsiųsta, ir paprastai apima kiekius, pakuotės informaciją bei pristatymo duomenis. Kainų informacijos jame pateikti nebūtina, todėl logistikos komandos gali jį apdoroti nematydamos komerciškai jautrių kainų.
3. Gavimo patvirtinimas (RECADV) – jį pirkėjas siunčia po to, kai gauna ir patikrina pristatymą, patvirtindamas faktiškai gautų prekių kiekį.
4. Sąskaita – idealiu atveju tiekėjas ją automatiškai sugeneruoja ir išsiunčia pagal gavimo patvirtinimą, todėl joje tiksliai atsispindi tai, ką pirkėjas patvirtino gavęs.

Kai pristatytos prekės patvirtinamos prieš išrašant sąskaitą, abi pusės remiasi suderintais duomenimis. Taip išvengiama mokėjimų sulaikymo ir kreditinių sąskaitų poreikio.

Norite procesą pamatyti vizualiai? Peržiūrėkite mūsų trumpą, 2 minučių trukmės vaizdo įrašą apie 2DOC ir 4DOC, kuriame parodoma, kaip dokumentų srautas veikia praktiškai.

4DOC pavyzdys

Pažiūrėkime, kaip tai veikia įprasto pristatymo metu.

Mažmenininkas užsako 8 pakelius pieno, tačiau sandėlyje turite tik 7. Išsiunčiate 7 turimus pakelius ir pateikiate važtaraštį, kuriame nurodote 7 pakelius, bet nepateikiate kainų.

Transportavimo metu 2 pakeliai sugadinami. Pirkėjas patikrina pristatymą, priima 5 nepažeistus pakelius ir išsiunčia gavimo patvirtinimą 5 pakeliams. Tuomet išrašote sąskaitą tiksliai už 5 pakelius.

Kadangi galutinė sąskaita atitinka tai, kas faktiškai buvo priimta pristatymo vietoje, jums nereikia išrašyti kreditinių sąskaitų dėl sugadintų prekių, mokėjimas nėra sulaikomas, o jūs gaunate apmokėjimą laiku.

4DOC privalumai

Pagrindinis 4DOC pranašumas yra tinkamas proceso eiliškumas – neatitikimai išsprendžiami dar prieš sugeneruojant sąskaitą. Tiekėjams tai suteikia keturis pagrindinius privalumus:

• Prekės greičiau pasiekia lentynas: sandėlio darbuotojai gali apdoroti pristatymus pagal važtaraštį, nelaukdami, kol apskaita suderins skaičius.
• Kainos išlieka konfidencialios: logistikos komandos gali apdoroti važtaraščio informaciją nematydamos sąskaitose nurodytų kainų.
• Mažiau kreditinių sąskaitų: sąskaita išrašoma pagal tai, ką pirkėjas faktiškai gavo.
• Sąskaitos apmokamos laiku: sąskaitos, kurios atitinka patvirtintą gautų prekių kiekį, neužstringa ginčų sprendimo procese.

Tokie didieji mažmenininkai kaip Rimi ir Prisma jau yra įdiegę 4DOC.

Merje Aavasalu, Prisma finansų direktorė, Telemai sakė, kad jie „mato šią sistemą kaip abipusę naudą visiems“, ir paaiškino: „Tai susiję ne vien su efektyvesne mūsų veikla. Taip pat siekiame palengvinti darbą savo tiekėjams, o tai savo ruožtu padeda mums teikti geresnes paslaugas bendriems galutiniams klientams.“

Greito vartojimo prekių (FMCG) sektoriaus tiekėjams toks efektyvumas gali turėti labai didelį poveikį.

Pasiruošę išvengti sulaikytų mokėjimų?
Rezervuokite 15 minučių 4DOC demonstraciją →