Kodėl kiekviena mažmeninė įmonė turėtų pergalvoti savo produktų duomenų valdymo procesą?

Produktų Duomenys

Mažmeninės įmonės vis labiau ieško išmanių technologinių sprendimų siekdamos automatizuoti „kvailas darbo užduotis“ ir užtikrinti sklandžius procesus. Manome, kad yra neįvertinama, kokią įtaką produktų duomenų valdymas gali daryti verslo augimui.

Produktas pereina kelias tiekimo grandinės dalis, kol jis pasiekia galutinį vartotoją. Kelias prasideda nuo gamintojo, pereinant prie importuotojo ir mažmenininko, bei galiausiai baigiasi galutiniu vartotoju. Tačiau fizinio prekių judėjimo nepakanka, kad galutinis vartotojas paimtų savo mėgstamą sūrį nuo parduotuvės lentynos. Gaminio duomenys turi judėti kartu su produktu, pradedant nuo produkto kodo ir pavadinimo bei baigiant galiojimo pabaigos data bei sudedamosiomis dalimis.

Kalbant apie pardavimus, labai svarbu sklandžiai ir be klaidų perduoti produkto duomenis iš vienos tiekimo grandinės dalies į kitą. Taigi produktas be duomenų yra bevertis: mažmenininkas negali nei užfiksuoti produkto savo sistemoje, nei parduoti galutiniam vartotojui. Tai reiškia, kad produktas gali būti parduotuvėje jau keletą dienų, tačiau dėl trūkstamos informacijos jo faktiškai neįmanoma parduoti. Visos tiekimo grandinės dalys praranda savo pajamas dėl gaminių duomenų srauto vėlavimo.

Kokia problema?

Tiekimo grandinėje dalyvaujančioms šalims dažnai rūpi skirtingi produkto atributai. Gali būti, kad transporto įmonė nori žinoti produkto kiekį, svorį ir laikymo sąlygas, o mažmenininką domina produkto spalva ir dydis. Todėl tiekėjas atsiduria situacijoje, kai reikia aprašyti keletą dešimčių ar net šimtų skirtingų atributų tik vienam produktui.

Kasmet parduodama vis daugiau prekių. Be to, visuomenėje vis daugiau dėmesio skiriama įvairiems sveikatos ir aplinkosaugos klausimams. Dėl šios priežasties reikalingų duomenų apie gaminius apimtys nuolat didėja. Todėl nėra gerų rekomendacijų ar apžvalgų, kokie atributai ir kaip turėtų būti aprašyti.

Dėl to, kad įvairūs mažmeninės prekybos tinklai reikalauja duomenų apie gaminius įvairiais formatais, atsiranda papildomų keblumų tiekėjams. Pateikiame vyno platintojo pavyzdį. Vienas mažmeninės prekybos tinklas reikalauja, kad vynai būtų suskirstyti į šias grupes: gaivūs; aromatiniai; silpni; sodrūs; vaisiniai. Kitas prekybos tinklas naudoja kitokiu pagrindu sudarytas grupes, pavyzdžiui: silpnas ir gaivus; švelnus ir vaisinis; silpnas – uogų; stiprus ir aštrus baltasis vynas; stiprus ir aštrus raudonasis vynas; saldus ir aromatinis. Todėl tiekėjas turi sugrupuoti to paties produkto savybes keliais būdais. Kuo daugiau partnerių turi tiekėjas, tuo sudėtingesnis tampa produktų duomenų valdymas.

Estijos įmonių atvejo analizė: dvi stebinančios išvados

Apklausėme daugiau kaip šimtą Estijos didžiausių tiekėjų, kaip jie valdo savo produktų duomenis. Apklausos rezultatai atskleidė dar didesnę problemą nei tikėjomės. Remdamiesi interviu, galime padaryti dvi stulbinančias išvadas.

Visų pirma, apie 85% apklaustų tiekėjų pildo mažmeninės prekybos tinklų duomenų lenteles naudodami paprastą “copy-paste” metodą. Tai reiškia, kad rankiniu būdu perkeliami šimtai stulpelių iš vienos lentelės į kitą. Galima tik įsivaizduoti, kiek laiko užtruks užpildyti prieš tai minėtas lenteles kompanijai, kurios asortimentas susideda iš 50 skirtingų produktų. Arba 500. Jau nekalbant apie tai, kad “copy-paste” būdas gali sukelti daug neatsargių klaidų.

Antra, nustatėme, kad tik mažiau nei pusė Estijos didžiausių tiekėjų turi „vienintelę teisingą“ duomenų bazę. Anglų kalba tai kartais vadinama „Golden Record“. „Vienintelė teisinga“ reiškia, kad produkto duomenys sistemingai saugomi fiksuotame šaltinyje, kurį taip pat naudoja ir kitos programos. Deja, realybė yra ta, kad daugelyje kompanijų produktų duomenys yra išsklaidyti skirtingose duomenų bazėse, jie laikomi skirtingais formatais, ir nėra jokių konkrečių taisyklių dėl to, ką ir kur reikėtų atnaujinti. Todėl tokioje įmonėje nėra aiškaus supratimo, kuri duomenų versija yra naujausia ir tiksliausia. Tai yra viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl tiekėjas negali automatizuoti produkto duomenų srauto.

Technologijos ir pinigai: ar gaminio duomenys gali judėti 4 kartus greičiau?

Kuo labiau yra išsklaidyti duomenys, tuo sudėtingiau ir brangiau juos valdyti. Kaip jau minėta, tendencija yra ta, kad kiekvienas produktas turi vis didesnį atributų skaičių. Šiuo tikslu reikia daugiau išteklių, kad būtų užtikrintas duomenų vientisumas, savalaikiškumas, tikslumas ir prieinamumas išlaikant saugumą. Neįmanoma pasivyti augančių verslo tempų paprasčiausiai dirbant tais pačiais senais būdais.

Pasaulyje yra keletas technologinių sprendimų, kurie palengvina duomenų rinkimą ir valdymą. Anglų kalba tai vadinama „Product Data Management (PDM)“ arba „Product Information Management“ (PIM) sprendimas. Remiantis tyrimais, geriausios produktų duomenų valdymo sistemos turi didelę įtaką pajamoms, o taip pat ir pelnui. Keletas tyrimų parodė, kad modernių PDM sistemų pagalba nauji produktai galėtų būti išleisti į rinką netgi keturis kartus greičiau.

Nepaisant to, vien tik pačios technologijos naudojimas neskatina verslo augimo. Verslo procesai taip pat turi palaikyti augimą. Nesvarbu, ar duomenys surenkami modernioje duomenų valdymo sistemoje, ERP, ar tiesiog Excel’yje – neišvengiama yra tai, kad duomenys turi būti įvesti bent kartą. Štai kodėl kiekviena įmonė turi pergalvoti savo produktų duomenų valdymo procesą. Kaip, kur ir kas įveda duomenis ir ar tai suprantama visoms susijusioms šalims? Tik po to, kai bus išspręsti tokie klausimai, technologiniai sprendimai bus naudingi. PDM sistemos jūsų duomenų valdymą pakels į visiškai naują lygį. Produktų duomenys bus teikiami jūsų partneriams greičiau ir be jokių neatsargių klaidų. Tuo pačiu metu sutaupysite pinigų iš produktų duomenų valdymo proceso, taip pat padidinsite savo pardavimus.