Sėkmingo EDI prielaidos 

Pardavimų ir užsakymų procesų automatizavimas yra puikus būdas optimizuoti išlaidas. El. pašto užsakymus ir sąskaitas faktūras pakeitus EDI dokumentais galima sutaupyti iki 90 % darbuotojų darbo laiko. EDI leidžia jiems sutelkti dėmesį į svarbesnes ir naudingesnes užduotis. Pirmasis žingsnis to link – jūsų verslo paruošimas EDI integracijai. 

Paskirkite EDI komandą/projekto vadovą

Įgyvendinant EDI paprastai dalyvauja kelios šalys: jūsų įmonė ir jos padaliniai, jūsų verslo programinės įrangos (ERP) tiekėjas, jūsų verslo partneriai (klientai ar tiekėjai) ir EDI tiekėjas. Visų šių šalių užduočių koordinavimas ir bendravimas gali būti labai sudėtingas. Yra daug detalių, dėl kurių projektas gali įstrigti. Štai kodėl aktyvus projekto vadovas ir gerai parengtas veiksmų planas yra sėkmingo projekto pagrindas. Pridėkite reikiamą vadovybės palaikymą ir reikalingus išteklius, ir jūs būsite sukūręs gerą pamatą EDI diegimui. 

EDI operatoriaus pasirinkimas

Dažniausias būdas yra keistis dokumentais naudojant EDI operatorių. Iš daugiau nei 500 EDI operatorių Europoje išsirinkti tinkamą gali būti sudėtinga, bet laimei parengėme vadovą, kaip pasirinkti EDI operatorių.

Apmokykite savo žmones

Neužtenka vien to, kad EDI projekto komanda žino projekto tikslus, pažangą ir nesėkmes. Visi to paveikti darbuotojai turėtų žinoti, kodėl EDI yra diegiamas, kaip jis veikia ir kokia yra nauda. Kai kuriuos kolegas lengva pamiršti, ypač jei jie dirba skirtingose ​​​​parduotuvėse ar sandėliuose. Tie žmonės, kurie iš tikrųjų tvarko užsakymus ar sąskaitas faktūras/pristatymus, turėtų būti išmokyti bendrauti apie EDI su jūsų prekybos partneriais: reikalauti EDI užsakymų arba EDI sąskaitų, tinkamai susitvarkyti su partnerių klausimais ir rūpesčiais. Šie žmonės jūsų organizacijoje turi palaikyti EDI projektą. 

Sukonfigūruokite verslo programinę įrangą

Prijungus ERP prie pasirinkto EDI operatoriaus sistemos, jūsų verslo programinė įranga turi būti sukonfigūruota taip, kad ji veiktų su EDI. Tai reikš investicijas ir mokesčius EDI operatoriui ir jūsų ERP programinės įrangos palaikymo įmonei. 

Tada reikia išbandyti ryšį tarp verslo programinės įrangos ir EDI operatoriaus. Tai padeda užtikrinti, kad teisinga informacija laiku pasiektų reikiamą partnerį, o galimos klaidos būtų greitai nustatomos ir ištaisomos kuo greičiau. Baigus visų tipų dokumentų testavimą, galima pradėti keistis EDI dokumentais.

Paruoškite produktų ir vietos duomenis

Viena iš dažniausių EDI projektų vėlavimo priežasčių yra produktų duomenys. Tiksliau, susitarimų, susijusių su produktų duomenų naudojimu, trūkumas. Viena produktų duomenų problema yra susijusi su produktų kodais, o kita – su vienetais. 

Produktų kodai: FMCG sektoriuje geriausia praktika produktams identifikuoti yra naudoti GTIN (pasaulinį prekybos vieneto numerį). GTIN yra formatas, kurį palaiko GS1 – pasaulinė standartų institucija. Kai kurie tiekėjai neteisingai naudoja tą patį GTIN to paties produkto variantams (spalvai ar dydžiui) ir išskiria jį papildomais kodo simboliais. Vietoj to, kiekvienas toks produktas / savybė turėtų turėti savo GTIN, kad veiktų EDI ir tinkamai veiktų mažmenininko atsiskaitymo sistema. 

Produkto vienetai: . svarbu susitarti tarp prekybos partnerių, kurie vienetai bus naudojami dokumentuose. Pvz., ar užsakomas 1 atskiras miusli batonėlio vienetas, ar 1 dėžutė (iš 24 miusli batonėlių); ar tai viena pakelis miltų ar 6 kg miltų. Priešingu atveju, užsisakius ką nors viename vienete, gali atsirasti netikėtų ir nepageidaujamų prekių kiekių. 

Be produkto duomenų patikslinimo, svarbūs ir vietos duomenys . EDI dokumentai adresuojami pristatymo vietos, o ne juridinio asmens lygmenyje. Geriausia praktika čia nurodo naudoti GLN (pasaulinius vietos numerius) vietoms (parduotuvėms) identifikuoti. Tai dar vienas GS1 išleistas standartas, kuris labai supaprastintų EDI, jei visi pradėtų naudoti GLN partnerio identifikavimui. Visos įmonės turėtų kreiptis į GS1 dėl GLN (kaip ir dėl GTIN kodų). Baltijos šalyse dauguma didžiausių mažmenininkų jau turi GLN savo parduotuvėms. 

Įtraukite į savo partnerius

Kuo daugiau EDI dokumentų jūsų įmonė naudoja, tuo daugiau naudos ji gauna. EDI sutaupys iki 90% dokumentų apdorojimo laiko ir pašalins klaidas. Taigi jūsų partnerių įtraukimas į EDI yra esminis elementas siekiant maksimaliai padidinti EDI naudą. EDI operatoriai paprastai gali pateikti jums apžvalgą, kiek jūsų partnerių yra jų tinkle ir kokia bus nauda pradėjus naudoti EDI. Savo partneriams apie EDI integravimą reikėtų pranešti kartu su kitais parengiamaisiais darbais. Klientų aptarnavimas ir rinkodara gali padėti sėkmingai įtraukti partnerius, taip pat palaikyti išorinę ir vidinę komunikaciją. Nedvejodami kreipkitės pagalbos į savo EDI operatorių. Jie turi specialistus, kurie pasiruošę dalintis savo žiniomis ir vykdyti mokymus. 

EDI integravimo procesas gali turėti iššūkių, tačiau jis bus naudingas jūsų įmonei daugelį metų. EDI ne tik sutaupys įmonės laiką ir pinigus, bet ir pagerins darbuotojų produktyvumą, nes sumažins varginančio darbo apimtis.

Skaitykite daugiau apie Telema EDI Supplier ir EDI Buyer. Mūsų specialistai mielai dalijasi su jumis savo žiniomis, kad jūsų įmonė pradėtų veikti jau šiandien!