Kaip pasirinkti EDI operatorių?

EDI (elektroninių duomenų mainų) panaudojimas yra būtina sąlyga siekiant efektyvumo. Šiandien beveik neįmanoma būti konkurencingam be EDI. Apskritai yra du EDI diegimo būdai:

1. kuriant tiesioginį ryšį
2. naudojant EDI operatorių.

Pirmasis variantas, tiesioginio ryšio sukūrimas, tinka tik tuo atveju, jei turite mažai prekybos partnerių. Tai taip pat gana brangu, nes reikia sukurti kanalus, atlikti dokumentų formatų susiejimą, testuoti dokumentus, palaikyti infrastruktūrą, užtikrinti duomenų perdavimo saugumą ir gedimų šalinimą iškilus problemoms.

Antrasis variantas – keistis e-dokumentais naudojant EDI operatorių. EDI operatoriai yra profesionalūs paslaugų teikėjai, kurių pagrindinė kompetencija – užtikrinti sklandžius ir saugius elektroninius duomenų mainus.

Šiandien Europoje yra daugiau nei 500 EDI operatorių, todėl išsirinkti tinkamiausią gali būti sudėtinga. Apsispręsti padės atsakymai sau į šiuos 5 klausimus:

 

1. Ko jūs tikitės iš EDI operatoriaus?

Pagalvokite apie savo įmonės poreikius. Ar Jus tenkintų paprasčiausia ir ekonomiškiausia EDI paslauga, ar Jums reikia pažangesnių funkcijų? Profesionalesni EDI operatoriai siūlo ne tik dokumentų perdavimą, bet ir konsultacijas dėl Jūsų verslo procesų.

Be formatų konvertavimo ir dokumentų perdavimo, jie sukūrė įvairias tikrinimo ir patvirtinimo sistemas. Pavyzdžiui, šios sistemos gali blokuoti (ir pranešti apie)

• dubliuotus dokumentus
• sąskaitas, kuriose trūksta nuorodų į užsakymus
• neteisingus duomenų formatus

Pažangesni EDI operatoriai taip pat siūlo konsultacijas ir pagalbą įtraukiant partnerius. Atminkite, kad Jūs negalite naudoti EDI vieni, Jums reikia, kad EDI naudotųsi ir Jūsų partneriai. Kuo daugiau Jūsų partnerių naudojasi EDI, tuo daugiau naudos gausite iš paslaugos.

Geriausi EDI operatoriai taip pat turi geras savitarnos galimybes. Vartotojų paskyrų kūrimas ir atnaujinimas bei dokumentų srauto žurnalų tikrinimas kilus ginčams yra tik pavyzdys papildomų funkcijų, kurias galite turėti.

 

3. Ar Jūsų įmonei svarbu patikimumas ir saugumas?

Greičiausiai Jūs tikitės, kad jūsų EDI operatorius teiks Jums paslaugas ilgiau nei metus ar dvejus. Rinkdamiesi savo partnerį EDI operatorių, apsvarstykite tikimybę, kad jie veiks ilgai. Koks jų komandos dydis? Ar komandoje yra žinomų ekspertų? Ar įmonė yra lyderė savo srityje, dalyvaujanti konferencijose ir profesiniuose komitetuose?

Toliau, kokie yra įmonės pasiekimai techniniu požiūriu? Keitimasis užsakymais ir sąskaitomis  yra kritinis verslo procesas Jūsų įmonei. Negalite sau leisti, kad sistema dažnai ar ilgai neveiktų. Taigi, patikrinkite, ar yra duomenų apie EDI operatoriaus paslaugų lygį (SLA)? Ar manote, kad jie pakankamai investuoja į savo infrastruktūrą ir technologijas, kad teiktų Jums nepriekaištingas paslaugas?

Jūsų naujasis paslaugų teikėjas turėtų būti ne tik patikimas, bet ir saugus. Ištirkite, kur ir kokiomis sąlygomis jie laiko savo serverius, kaip apsaugoti jų kanalai ir ar duomenys yra dubliuoti. Tai atskleis Jums, ar ir kaip greitai jie gali atkurti paslaugą galimo sistemos gedimo  atveju.

Norėdami patikrinti išsamiau, apsvarstykite galimybę pažvelgti į jų metines ataskaitas arba užsiprenumeruoti naujienlaiškius. Tai suteiks Jums supratimo, kiek jie investuoja į mokslinius tyrimus ir plėtrą bei naujas paslaugas.

 

3. Kokį partnerių tinklą turi EDI operatorius?

EDI vertė auga su kiekvienu nauju partneriu, besinaudojančiu elektroniniais duomenų mainais. Įsitikinkite, kad Jūsų EDI operatorius turi didelę Jūsų verslo šakos klientų bazę. Jei Jūsų įmonė turi partnerių užsienyje, patikrinkite, ar Jūsų naujasis paslaugų teikėjas turi tarptinklinį ryšį su kitais operatoriais.

Jei Jūsų įmonė veikia keliose šalyse, sužinokite, kur operatorius turi savo biurus. Visada lengviau bendradarbiauti, kai pagalba yra lokalizuota tiek kalbos atžvilgiu, tiek pagal vietos ypatumus.

 

4. Ar kiti klientai patenkinti EDI operatoriumi?

Tiksliausią atsakymą pateikia įmonės, kurios jau naudojasi šia paslauga. Apsvarstykite galimybę paprašyti atsiliepimų iš įmonės, kuri naudoja tą pačią verslo programinę įrangą kaip ir Jūsų, ir turi EDI operatorių, kurį ketinate pasirinkti. Paklauskite apie jų patirtį: tiek diegimą, tiek kasdienį naudojimą. Sužinokite, ar jie patyrė kažkokių problemų ir kaip operatoriaus klientų aptarnavimas sprendė šias situacijas. Taip pat tai gali būti galimybė sužinoti, kokias pažangias paslaugas naudoja minėta įmonė, kurios galėtų sukurti vertę ir Jūsų įmonei.

 

5. Kaip lengva prisijungti prie operatoriaus EDI tinklo?

Apsvarstykite galimybę paklausti EDI operatorių, ar jie bendradarbiauja su verslo valdymo programinės įrangos tiekėjais. Pavyzdžiui, Telema turi sertifikuotų partnerių programą, kuri leidžia greitai, patogiai ir ekonomiškai integruotis su jais. Jei Jūsų įmonė naudoja kitą programinę įrangą, kuri standartiškai nepalaikoma, raskite informacijos apie EDI operatoriaus integravimo patirtį. Paprašykite realių pavyzdžių, kurie įrodo  sudėtingas integracijas ir specialius projektus, kurie buvo sėkmingai užbaigti.

 

Šie 5 klausimai turėtų padėti Jūsų įmonei pasirinkti tinkamą EDI operatorių. Jei vis dar liko klausimų, į kuriuos neatsakyta, siųskite juos telema@telema.com ir mes mielai į juos atsakysime. 

Skaitykite daugiau apie tai EDI Supplier ir jo naudas.