Pagrindinis sėkmingo EDI principas – kuo dažniau naudoti standartus. Tai neabejotinai gali padėti produktų kodų atveju. Prieš pradedant naudoti EDI, reikia susitarti, kokius produktų kodus naudoti prekybos dokumentuose, norint apsisaugoti nuo daugybės galimų problemų atsiradimo vėliau.
Kodėl mums reikalingi produktų kodai?
Galima manyti, kad produktų pavadinimai yra pakankamai aiškūs, tad kam reikalingi produktų kodai? Nors pavadinimai daug suprantamesni, jie dažnai būna ilgi. Be to, tiek tiekėjo, tiek pirkėjo programose prekės pavadinimas retai kada būna visiškai vienodas. Štai kodėl produkto pavadinimas nėra patikima savybė, pagal kurią kompiuteriai gali identifikuoti gaminį.
Kodavimas – tai unikalaus numerio priskyrimas produktui ar paslaugai, kad būtų galima greitai juos identifikuoti. Norint įsitikinti, kad numeris yra unikalus, geriausia praktika – naudoti registruotus produktų kodus, pavyzdžiui, EAN, GTIN arba UPC. Šie numeriai taip pat gali būti išreikšti kaip brūkšniniai kodai. Brūkšninį kodą galima nuskaityti elektroniniu būdu, todėl produktus lengviau sekti, apdoroti ir saugoti.
Naudokite registruotus produktų kodus, kad pasiektumėte geriausių rezultatų automatizuojant tiekimo grandinę ir naudotumėte EDI be trikdžių.
Tačiau yra ir kitų naudojamų produktų kodų tipų. Apžvelkime juos ir paaiškinkime privalumus ir trūkumus.
Tiekėjų vidiniai produktų kodai
Daugelis tiekėjų/gamintojų savo gaminius identifikuoja pagal savo vidinius kodus. Tiekėjo vidiniai produktų kodai sukuriami tiekėjo sandėlio valdymo sistemose. Kodai gali būti generuojami automatiškai, tačiau dažnai gamintojai gali patys priskirti kodus.
Jei esate gamintojas/tiekėjas, naudokitės toliau nurodyta geriausia produktų kodavimo praktika:
- kiekvienas produktas ir paslauga turėtų turėti unikalų produkto kodą;
- produktai su skirtingomis savybėmis (pvz., spalva, dydis) turėtų turėti atskirus kodus;
- koduose verčiau naudokite skaičius, o ne raides, venkite diakritinių ir skyrybos ženklų;
- kodai turi būti trumpi.
Mažmenininkų vidiniai produktų kodai
Daugumoje mažmenininkų ERP kiekvienam produktui automatiškai suteikiamas ir vidinis kodas, t. y. mažmenininko produkto kodas. Jei mažmenininkas priskiria produktų kodus ir nesinaudoja automatiniu generavimu, taikomos tos pačios gerosios praktikos taisyklės kaip ir tiekėjų kodams (žr. aukščiau).
NB! Kurti kitą kodavimo sistemą produktams, kurie jau turi kodus (tiekėjo kodus, o dažniausiai ir GTIN) nėra gera praktika. Tačiau vidiniai kodai reikalingi produktams ir paslaugoms, kuriuos teikia patys mažmenininkai.
Daugumoje mažmenininkų ERP galima aprašyti kelis produktų kodus: šalia vidinių kodų, visada pridėkite tiekėjų kodus. Geriausia praktika – pridėti ir naudoti GTIN kodus kaip pirminius kodus.
Venkite naudoti mažmenininkų produktų kodus užsakymams ir sąskaitoms išrašyti:
Nors tiek tiekėjų, tiek mažmenininkų EPP automatiškai generuoja produktų kodus, visada racionalu rinktis tiekėjo kodus (o geriausia praktika – naudoti GTIN). Visada įtraukite tiekėjų kodus ir GTIN į savo ERP produktų korteles. Jei jūsų ERP to neleidžia, pakeiskite ERP.
Kodėl?
- Kiekvieno mažmenininko vidinis tos pačios prekės produkto kodas yra skirtingas. Yra daug mažmenininkų, parduodančių vieno tiekėjo produktą. Tiekėjo programinėje įrangoje neįmanoma į prekės kortelę įrašyti visų pirkėjų prekių kodus. Kita vertus, paprastai yra tik vienas tam tikros prekės tiekėjas, ir šio tiekėjo prekės kodą galima lengvai įtraukti į prekės kortelę mažmenininko programinėje įrangoje.
- Žinoma, technologiškai įmanoma sukurti tiekėjo-pirkėjo prekės kodų susiejimą abiejose pusėse arba pas EDI operatorių, tačiau tai nereikalinga, brangiai kainuojanti ir klaidas sukelianti praktika. To galima išvengti tiesiog naudojant tiekėjų kodus arba dar geriau – GTIN kodus.
Kad EDI veiktų nepriekaištingai, naudokite GTIN.
GTIN produkto kodai
Geriausia pasaulinė praktika yra naudoti produktų kodus GTIN – pasaulinį GS1 standartą. GTIN reiškia „Global Trade Item Number“ (visuotinis prekių numeris) ir yra geras EAN (European Article Number-Europos prekės numerio) giminaitis. GTIN išduoda tarptautinė standartų organizacija GS1. GTIN garantuoja visuotinį unikalumą, todėl yra geriausias produkto identifikatorius. Daugiau apie tai galite paskaityti mūsų atskirame tinklaraštyje apie GTIN.
Kokius produktų kodus naudoti?
Prieš diegdami EDI, pirkėjas ir tiekėjas turi susitarti, kokie produktų kodai bus naudojami produktams identifikuoti EDI dokumentuose. Dažnai dokumentuose nurodomi keli produktų kodai, nes GTIN kodų gali nebūti kiekvienai prekei.
Kai jūsų partneris siunčia jums EDI dokumentą, kuriame yra keli produktų kodai, jūsų programinė įranga turėtų identifikuoti produktus tokia tvarka:
- GTIN – geriausias
- Tiekėjo kodas – tai tiekėjo prekė, todėl logiška, kad tiekėjas jį koduoja (geriau nei naudoti mažmenininko kodą).
- Pirkėjo kodas ar kažkas kita – dažnai sukelia painiavą ir klaidas.
Jei jūsų įmonė svarsto galimybę automatizuoti tiekimo grandinę, tinkamas produkto kodo tipas gali turėti didelę reikšmę. Apsilankykite mūsų tinklaraštyje ir sužinokite daugiau apie elektroninių dokumentų mainus ir geriausią EDI praktiką. Jei Jūs vis dar turite klausimų, nedvejodami kreipkitės į mus.