Plaat Detail su eFlow sutaupo 150 darbo valandų per mėnesį

Plaat Detail yra pirmaujanti baldų sektoriaus tiekėja, gamintojams ir statytojams siūlanti aukštos kokybės baldų komponentus, laminatus ir stalviršius. Norint išlaikyti rinkos lyderio poziciją, efektyvūs vidiniai procesai yra tokie pat svarbūs kaip ir medžiagų kokybė.

Neseniai Plaat Detail žengė svarbų technologinį žingsnį – vykdydama platesnę skaitmenizacijos iniciatyvą, įmonė perėjo nuo SAF verslo valdymo programinės įrangos prie Monitor ERP. Šis perėjimas suteikė naują ir galingesnę ERP aplinką, tačiau kartu išryškino poreikį papildyti pagrindinę sistemą lokaliai integruotu sąskaitų tvarkymo sprendimu.

Iššūkis: rankinis sąskaitų suvedimas tapo kliuviniu

Tuo metu Monitor ERP Estijoje dar neturėjo lokaliai integruoto pirkimo sąskaitų skaitmenizavimo partnerio ar e- sąskaitų gavimo funkcionalumo. Nors programinė įranga turėjo vidinę tvirtinimo eigą (workflow), gaunamų sąskaitų nebuvo galima skaitmenizuoti ar gauti elektroniniu būdu.

Dėl to Plaat Detail susidūrė su laikina, bet reikšminga problema. Apie 300 pirkimo sąskaitų per mėnesį apdorojimas reikalavo 18 darbuotojų įsitraukimo. Iš viso sąskaitų tvarkymui buvo sugaištama apie 200 valandų per mėnesį – laikas, kuris buvo atimamas iš pagrindinės įmonės veiklos.

Plaat Detail finansų direktorė Annika Valksaare prisimena sudėtingą perėjimo laikotarpį:

„Pirmaisiais mėnesiais po Monitor ERP įdiegimo aiškiai pamatėme, kiek laiko atima rankinis sąskaitų apdorojimas. Net ir per trumpą laiką poveikis efektyvumui buvo akivaizdus. Greitai tapo aišku, kad specializuoto sprendimo integravimas yra praktiškiausias kelias į priekį.“

Sprendimas: Monitor ERP integracija su Telema eFlow

Plaat Detail ieškojo sprendimo, kuris papildytų jų Monitor ERP aplinką, išspręstų neatidėliotiną sąskaitų automatizavimo poreikį ir palaikytų tolesnį procesų tobulinimą. Kaip integruotas sąskaitų administravimo sprendimas buvo pasirinktas Telema eFlow.

Integracija buvo sukurta siekiant:

• įgalinti e-sąskaitų gavimą ir sąskaitų skaitmenizavimą pagal vietinius reikalavimus,
• automatizuoti sąskaitų tvirtinimą ir kaštų paskirstymą nustatytose darbo eigose,
• sukurti pagrindą pažangiai automatizacijai, įskaitant automatinį sąskaitų ir pirkimo užsakymų sutikrinimą (matching).

Pokytis: tikslumas, greitis ir skaidrumas

Integracija suteikė daugiau nei tik rankinio duomenų suvedimo panaikinimą; ji pagerino Plaat Detail finansinių duomenų nuoseklumą, kontrolę ir panaudojamumą.

• Duomenų kokybė – anksčiau panašios išlaidos galėjo būti priskirtos skirtingoms buhalterinėms kategorijoms. Dėl eFlow taisyklėmis pagrįsto kaštų paskirstymo ir iš anksto nustatytos registravimo logikos, sąskaitos dabar yra nuosekliai koduojamos ir sinchronizuojamos su ERP sistema.
• Proceso efektyvumas – sąskaitų tvirtinimo ciklai tapo trumpesni dėl iš anksto nustatytų darbo eigų ir eFlow mobiliosios programėlės, leidžiančios vadovams peržiūrėti ir patvirtinti sąskaitas nepriklausomai nuo jų buvimo vietos.
• Skaidrumas ir kontrolė – eFlow suteikia aiškią ir išsamią kiekvienos sąskaitos apdorojimo būsenos, tvirtinimo istorijos ir atsakomybių apžvalgą. Įmontuoti priminimai padeda išvengti vėlavimų dėl pamirštų patvirtinimų.

Rankinis pirkimo sąskaitų duomenų ir eilučių suvedimas buvo pakeistas automatizuotu duomenų srautu į ERP sistemą. Dėl to 18 darbuotojų, kurie anksčiau dalyvavo pirkimų ir tvirtinimo procesuose, dabar daug mažiau laiko praleidžia administracinėms užduotims ir gali daugiau dėmesio skirti savo tiesioginėms pareigoms.

Rezultatai

Integravus Monitor ERP su Telema eFlow, Plaat Detail žymiai sumažino rankinį darbą, reikalingą apdoroti apie 300 pirkimo sąskaitų per mėnesį.

• Efektyvumo augimas: sąskaitų apdorojimo laikas sumažėjo nuo maždaug 200 valandų iki 50 valandų per mėnesį – 75 % sutaupyto laiko.
• Darbo eiga: rankinis tvarkymas buvo visiškai pakeistas skaitmeniniu tvirtinimo procesu.
• Dėmesys veiklai: darbuotojai, dalyvaujantys pirkimuose ir tvirtinimuose, dabar skiria žymiai mažiau laiko administracinėms užduotims.

Annika Valksaare komentuoja:

“Monitor ERP ir Telema eFlow integracija leido mums efektyviai automatizuoti sąskaitų apdorojimą. Rankinio darbo sumažėjimas buvo staigus ir išmatuojamas, tai pagerino tiek efektyvumą, tiek darbuotojų pasitenkinimą, iš kasdienių procesų pašalinant didelę dalį pasikartojančio administracinio darbo .“

Remdamasi šiais rezultatais, „Plaat Detail“ naujųjų metų pradžioje planuoja įdiegti „Telema MatchFlow“. Šis kitas žingsnis leis automatiškai sutikrinti pirkimo sąskaitas su pirkimo užsakymais, dar labiau supaprastinant procesą ir sumažinant žmogaus įsikišimo poreikį.

Monitor ERP + Telema eFlow

Plaat Detail patirtis rodo gerai integruotos ERP ekosistemos vertę. Monitor ERP suteikia tvirtą bazinę platformą gamybai ir verslo valdymui, o Telema eFlow ją papildo sąskaitų automatizavimu ir vietinėmis e-sąskaitų galimybėmis.

Dirbdami kartu, šie du sprendimai įmonei Plaat Detail leido sumažinti rankinį darbą, pagerinti duomenų nuoseklumą ir sukurti plečiamą finansų darbo eigą. Planuodama įdiegti Telema MatchFlow, Plaat Detail toliau stiprina šį bendrą pagrindą, plečia automatizavimą, išlaikydama Monitor ERP savo veiklos centre.

Sužinokite, kaip sąskaitų automatizavimas su eFlow gali padėti jūsų finansų komandai sutaupyti šimtus darbo valandų.