Lenkijoje pereinama prie privalomo B2B e. sąskaitų keitimosi per nacionalinę sistemą KSeF

Nuo 2026 m. Lenkijos įmonėms tampa privaloma naudotis Nacionaline e. sąskaitų faktūrų sistema Krajowy System e-Faktur (KSeF) verslas–verslui (B2B) sandoriuose. Šis reikalavimas nuo vasario mėnesio įsigalioja įmonėms, kurių metinės pajamos viršija 200 mln. PLN, o nuo 2026 m. balandžio mėn. bus išplėstas visoms įmonėms. Siekiant sumažinti  rankiniu būdu pildomų ataskaitų kiekį bei supaprastinti atitiktį reikalavimams, PVM deklaravimas bus grindžiamas Nacionalines e. sąskaitų sistemos duomenimis. Šiame tinklaraščio įraše paaiškinsime, ką praktikoje įmonėms reiškia privalomo B2B e. sąskaitų faktūrų išrašymo per KSeF įgyvendinimas Lenkijoje, ir kaip jam pasiruošti.

Dabartinė situacija

2026 m. sausio mėn. Lenkijoje dar nėra vieningos e. sąskaitų sistemos. Nuo 2019 m. rugpjūčio visos viešojo sektoriaus įstaigos privalo priimti ir apdoroti struktūrizuotas e. sąskaitas faktūras, atitinkančias Europos standartą EN 16931 (XML/PEPPOL). Tam Lenkija sukūrė nacionalinę e. sąskaitų faktūrų platformą Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF), kuri veikia „OpenPeppol“ tinkle ir standartizuoja saugų dokumentų apsikeitimą.

Iki šiol B2B sandoriams šie reikalavimai nebuvo taikomi: įmonės galėjo be apribojimų keistis sąskaitomis faktūromis naudodamos tradicinius formatus (pavyzdžiui, PDF), jų neteikdamos per vyriausybinę sistemą.

2022 m. ES pritarė Lenkijos PVM taisyklių pakeitimams ir sudarė prielaidas 2023 m.  priimtoms Prekių ir paslaugų mokesčio įstatymo pataisoms. Šiais pakeitimais siekta nuo 2024 m. liepos įvesti privalomą e. sąskaitų faktūrų naudojimą visiems verslo sandoriams, tačiau įgyvendinti tikslo laiku nepavyko. Nacionalinė e. sąskaitų faktūrų sistema KSeF buvo įdiegta, tačiau dėl techninių nesklandumų numatyta prievolė verslo subjektams buvo atidėta iki 2026 m.. 

Jau netrukus: privalomos e. sąskaitos faktūros B2B sandoriuose

2026 m. Lenkija planuoja visiškai integruoti KSeF su PEF, bei įvesti reikalavimą jos naudojimui visoms vidaus B2B sąskaitoms. Perėjimas bus įgyvendinamas etapais: nuo 2026 m. vasario reikalavimas taikomas visiems didiesiems mokesčių mokėtojams, kurių metinės pajamos viršija 200 mln. PLN, o nuo 2026 m. balandžio reikalavimas bus išplėstas beveik visoms įmonėms Lenkijos PVM mokėtojų registre. Ribotos išimtys numatytos įmonėms, vykdančioms veiklą  transporto ir bilietų platinimo, finansines ir draudimo paslaugų srityse, bei tam tikriems tarpvalstybiniuose bei savarankiško sąskaitų išsirašymo (self-billing) susitarimuose numatytiems sprendimams.

Pereinamuoju laikotarpiu, iki 2026 m. pabaigos, už klaidas nebus taikomos piniginės nuobaudos. Taip pat ki 2026 m. rugsėjo 30 d. leidžiama naudoti senojo pavyzdžio sąskaitas faktūras nedidelės vertės sandoriuose  (suma neviršija  450 PLN arba 10 000 PLN per mėnesį). Nuo 2027 m. visuose mokėjimuose turės būti nurodytas KSeF numeris, o už reikalavimo nevykdymą numatomos sankcijos.

P.S. Jei jūsų įmonė Lenkijoje nėra registruota, neturi nuolatinės atstovybės (fixed establishment) bei veiklos Lenkijoje nevykdo, klientams Lenkijoje sąskaitų faktūrų per KSeF neprivalote išrašyti.

Ką tai reiškia jūsų įmonei Lenkijoje

• Jūsų sąskaitų faktūrų procesas persikelia į KSeF: visos sąskaitos faktūros pateikiamos per platformą automatiniam patikrinimui. Sistemoje priimtos sąskaitos faktūros = teisėtai išrašytos. Atmestos sąskaitos faktūros teisėtai išrašytomis nelaikomos.
• Jūsų sistemos privalo gebėti generuoti struktūrizuotus duomenis, paprasto PDF formato nebepakanka. Lenkija reikalauja FA(3) XML formato su privalomais laukais, užpildomais nustatytoje struktūroje, paprastai generuojamo iš ERP ar sąskaitų išrašymo sistemos per API integraciją.
• Nepaisant to, jei jau naudojate struktūrizuotą e. sąskaitų faktūrų apsikeitimą su prekybos partneriais, pavyzdžiui, per EDI, tai greičiausiai išliks kaip lygiagretus srautas. EDI dokumentuose dažnai naudojama daug išsamios verslo informacijos, kurios KSeF nepalaiko (pavyzdžiui, specifiniai kodai ar pristatymo detalės).
• Keičiasi ir sąskaitų faktūrų gavimas: Lenkijos PVM mokėtojai privalo turėti technines galimybes priimti sąskaitas faktūras per KSeF.
• Reikalingos atsarginės taisyklės nenumatytiems sutrikimams. Jei sąskaitos faktūros pateikimas realiu laiku nepavyksta, leidžiama jas išrašyti neprisijungus, tačiau tokiu atveju būtina jas įkelti į KSeF ne vėliau kaip kitą darbo dieną. „Offline24“ yra veiklos modelio dalis.
• Rizikos dėl atitikties reikalavimams laikui bėgant kinta. 2026 m. bėgyje galioja lengvatinis laikotarpis, kuomet piniginių baudų už klaidas nėra numatyta, tačiau jau nuo 2027 m. sausio 1 d. nesilaikantiems privalomo KSeF naudojimo taisyklių gali būti taikomos administracinės baudos.

Kuo „Telema“ gali padėti 

„Telema“ padeda įmonėms orientuotis atitikties užsienio valstybių reikalavimams, sąskaitų administravimo reformų ir skaitmeninimo klausimuose. Lenkijai pereinant prie privalomo B2B e. sąskaitų teikimo per KSeF bei keičiant e. sąskaitų bei ataskaitų teikimo taisykles, mūsų patirtis padės jums:

• suprasti standartus, formatus ir leistinus e. sąskaitų teikimo kanalus Lenkijoje;
• įvertinti pasirengimą ir sudaryti praktinį planą perėjimui prie struktūrizuotų e. sąskaitų faktūrų ir ataskaitų teikimo;
• sumažinti dėl pokyčių Lenkijoje kylančią sutrikimų, sąskaitų atmetimo, vėluojančių mokėjimų ar audito problemų riziką. 

Trumpai tariant, „Telema“ padės jums sklandžiai prisijungti prie Lenkijos Nacionalinės e. sąskaitų sistemos.

Išvada

Jei esate Lenkijos įmonė, nedelskite – laikas veikti dabar. „Telema“ padės laiku pereiti prie KSeF, užtikrindama struktūrizuotų e. sąskaitų faktūrų palaikymą ir viso proceso stebėseną nuo pradžios iki pabaigos.