5 dažniausios e-sąskaitų klaidos: pamokos išmanesnei skaitmeninei transformacijai

Įvadas

Vis daugiau šalių įveda privalomus e-sąskaitų ir e-ataskaitų standartus, todėl finansų vadovai jaučia spaudimą greitai skaitmenizuotis. ES iniciatyva VAT in the Digital Age (ViDA) spartina šį procesą, skatindama įmones iš naujo įvertinti, kaip jos išrašo, gauna ir saugo sąskaitas elektroniniu būdu.

Tačiau kaip rodo naujausias Sharedserviceslink (2025) tyrimas, daugelis įmonių vis dar kartoja tas pačias klaidas. E-sąskaitų diegimas nėra tik techninis projektas — tai strateginis pokytis, apimantis finansus, mokesčius, IT ir atitiktį visoje organizacijoje.

Telemoje pastebėjome, kad organizacijos, modernizuojančios savo B2B tinklus, elgiasi panašiai. Remiantis duomenimis ir mūsų patirtimi, pateikiame penkias dažniausias klaidas, kurių įmonės turi vengti, kad elektroninis sąskaitų išrašymas būtų sėkmingas.

 

Klaida Nr. 1: Manyti, kad e-sąskaitos yra „įjunk ir naudok“ sprendimas

Beveik pusė apklaustų įmonių (45%) neįvertino sistemos integracijos darbo, reikalingo e-sąskaitoms.
Ši klaidinga prielaida dažnai lemia projekto vėlavimus, biudžeto viršijimus ir atitikties problemas.

E-sąskaitų reikalavimai skiriasi kiekvienoje šalyje – nuo formatų ir validacijos iki patvirtinimo platformų. Sėkmingos įmonės planuoja integraciją iš anksto, užtikrindamos tvarkingus duomenis, koordinuotas komandas ir plečiamas architektūras.

Telema įžvalga: laikykite e-sąskaitas ilgalaikiu gebėjimu, o ne greitu IT pataisymu. Tvirta integracijos strategija tarp ERP, pirkimų ir mokesčių sistemų sudaro pagrindą ateities atitikties automatizacijai.

 

Klaida Nr. 2: Susitelkti tik į atitiktį ir ignoruoti platesnį paveikslą

Atitiktis gali paskatinti diegimą, tačiau tai neturėtų būti galutinis tikslas.

Pagal tyrimą 51% įmonių nurodė atitiktį kaip pagrindinį motyvą, tačiau 42% vėliau gailėjosi, kad neįvertino platesnio verslo poveikio.

Tinkamai įgyvendinta e-sąskaitų sistema pagerina pinigų srautus, sutrumpina ciklus ir padidina veiklos atsparumą. Apribojus ją tik atitiktimi, prarandama daug vertės.

Telema įžvalga: žiūrėkite į reguliavimo pokyčius kaip į procesų automatizacijos ir duomenų skaidrumo galimybę. Atitiktis yra pradžia — ne galutinis tikslas.

 

Klaida Nr. 3: Pervertinti savo ERP pasirengimą

Daugelis įmonių klaidingai mano, kad jų ERP sistema gali viską.
Iš tiesų, ERP sistemose dažnai trūksta realaus laiko atitikties atnaujinimų, ypač kai veikla vykdoma keliose jurisdikcijose. Tik 42% įmonių jaučiasi visiškai pasitikinčios savo ERP galimybėmis.

„Jei jūsų ERP tiekėjas nėra sertifikuotas Peppol prieigos taškas, tai reiškia, kad vien jo gali nepakakti“, – įspėja ataskaita.

Telema įžvalga: jūsų ERP yra svarbi dalis, bet ne visas sprendimas. Partnerystė su specializuotais e-sąskaitų operatoriais užtikrina, kad išliksite atitinkantys reikalavimus ir prisijungę prie tinkamų sistemų, kai reikalavimai keičiasi.

 

Klaida Nr. 4: Neįvertinti integracijos ir įgyvendinimo

Įgyvendinimas yra vieta, kur daug projektų žlunga. Silpna integracija sukelia rankinius aplinkinius procesus, klaidas ataskaitose ir atitikties riziką. Tyrimas parodė, kad 45% respondentų neįvertino integracijos sudėtingumo.

Telema įžvalga: Integracija nėra antraeilis dalykas – tai skaitmeninio sąskaitų išrašymo sėkmės pagrindas. Anksti įtraukite IT, mokesčių ir finansų komandas, rinkitės tiekėjus, kurie sklandžiai jungiasi su jūsų ERP ir darbo procesais.

 

Klaida Nr. 5: Pasirinkti tiekėjus, kurie nepalaiko augimo

Bene brangiausia klaida – pasirinkti partnerį, kuris negali plėstis.
E-sąskaitų reikalavimai keičiasi greitai — vien Italija įgyvendino 42 techninius atnaujinimus savo sistemoje. Jei jūsų partneris negali suspėti, kiekvienas atnaujinimas tampa IT gaisro pratybomis.

Telema įžvalga: žiūrėkite plačiau nei tik į atitikties sąrašus. Įvertinkite tiekėjo geografinę aprėptį, atnaujinimų dažnumą ir tarptinklinius pajėgumus. Telema prioritetas – tęstinumas, užtikrinantis, kad jūsų sąskaitos faktūros atitiktų reikalavimus ir būtų susietos, nepriklausomai nuo teisės aktų pakeitimų.

 

Išvada: ateities poreikiams pritaikytos e-sąskaitų sistemos kūrimas

Tyrimo galutinė žinutė aiški: „E-sąskaitos nebėra tik finansinis IT projektas — tai strateginė, visos organizacijos iniciatyva.“

Sėkmingos organizacijos ne tik reaguoja į reikalavimus, bet ir kuria lanksčias, pritaikomas sistemas, kurios reguliavimo pokyčius paverčia konkurenciniu pranašumu.

Telema tiki, kad e-sąskaitos turi būti paprastos, saugios ir tvarios. Nesvarbu, ar įgyvendinate savo pirmąjį įpareigojimą, ar optimizuojate globalų sąskaitų išrašymo tinklą, tinkamo partnerio pasirinkimas šiandien lems jūsų skaitmeninę sėkmę rytoj.

Šis straipsnis yra Sharedserviceslink ataskaitos adaptuota versija. Telema nepretenduoja į originalaus tyrimo autorystę.