Restoranas Rudolf
Viena geriausių prancūziškų virtuvių Estijoje, Rudolf yra „Silverspoon“ finalistas ir vienas iš 30 geriausių Estijos restoranų (White Guide duomenimis). Puikaus estų kompozitoriaus Rudolfo Tobiaso vardu pavadintas jo meniu yra įkvėptas kompozitoriaus nuotykių Europoje bei seniausios Estijoje, restoranui priklausančios kulinarijos knygos, kilusios iš Tobiaso laikų. Vyriausiasis virtuvės šefas Sten Märtin, turintis Michelin žvaigždės išsilavinimą ir patirtį, griežtai laikosi principo: „Įsimylėkite procesą ir rezultatai seks paskui“, o prancūzišką virtuvę laiko visos šiuolaikinės virtuvės pagrindu.
Iššūkis
Restoranas gauna popierines sąskaitas faktūras kartu su prekių pristatymais iš daugiau nei 15 skirtingų tiekėjų, todėl per mėnesį susidaro daugiau nei 150 sąskaitų. Sąskaitos kauptųsi virtuvėje, kol šefo padėjėjai rastų laiko jas po vieną, eilutė po eilutės rankiniu būdu suvesti į sandėlio valdymo sistemą (WMS) Compucash.
Visas procesas yra atimantis daug laiko, varginantis, jo metu neišvengiama žmogiškųjų klaidų. Be to, kol sąskaitos neįvestos į sistemą, visiškai neįmanoma atlikti inventorizavimo.
„Įvedant šimtus duomenų eilučių, neteisingai įrašius vieną dešimtainį skaičių, inventorizacijos proceso metu gali kilti daug painiavos. Klaidos priežasties paieška užtrunka ir paprastai gali būti atliekama tik uždarius restoraną, o tai sukelia viršvalandžius. Virėjai nori dirbti su savo receptais, gaminimu ir meniu, o ne su sąskaitomis faktūromis“, komentuoja Rudolf vyriausiasis šefas Stenas Märtinas.
Tikėtasi automatizuoti kuo daugiau procesų, padaryti juos sklandesnius ir panaikinti rankinį įvedimą.
Sprendimas
Rudolf nusprendė įdiegti Telema EDI Buyer sprendimą, kuris automatizuoja sąskaitų registravimo procesą ir pašalina rankinį duomenų įvedimą bei klaidas. Visos sąskaitos stebuklingai pasirodo Compucash programoje iš karto jas gavus.
Kadangi Compucash turi standartizuotą Telema EDI modulį, EDI paslaugų diegimas buvo greitas, paprastas ir ekonomiškas. Rudolf pradėjo gauti elektronines sąskaitas tiesiai į Compucash praėjus vos kelioms dienoms po sutarties su Telema pasirašymo.
Svarbus žingsnis buvo Rudolf tiekėjų informavimas apie perėjimą prie EDI. Visiems tiekėjams elektroniniu paštu buvo išsiųsti įtraukimo laiškai, siūlantys pradėti keistis elektroniniais dokumentais. Per kelias dienas dauguma tiekėjų buvo prijungti ir elektroniniu būdu Rudolfui išsiuntė sąskaitas.
„Dabar EDI reikalaujama iš kiekvieno naujo tiekėjo. Jei tiekėjas nesilaiko reikalavimų, Rudolf tiesiog pasirenka kitą tiekėją, iš kurio pirkti. Tačiau daugeliu atvejų tiekėjai yra susipažinę su EDI ir Telema ir tai jau naudoja“, komentuoja Märtin.
Rezultatas
Priklausomai nuo sezono, Telema EDI Buyer sprendimas per mėnesį sutaupo apie 25 valandas neįkainojamo Rudolfo virėjų laiko. Virėjams nebereikia įvedinėti sąskaitų į Compucash. Vietoj to, jie tiesiog peržiūri sąskaitas Compucash programoje, kad įsitikintų, jog jos teisingos, ir jas patvirtina. Taigi virėjai dabar gali sutelkti dėmesį į tai, kas jiems labiausiai patinka ir dėl ko yra įdarbinti – gaminti ir kurti naujus patiekalus.
„Telema EDI Buyer sistema yra paprasta ir logiška, o jos įdiegimas buvo lengvas ir greitas. Dabar galime sutelkti dėmesį į viso restorano potencialo išnaudojimą ir pasiūlyti įsimintinų įspūdžių vis daugiau klientų,“ vertina Märtin.
Be to, kadangi žmogiškos klaidos pašalinamos, o sąskaitos faktūros stebuklingai atsiranda Compucash, inventorizacija gali prasidėti be jokio papildomo darbo prieš tai. Taigi viršvalandžiai taip pat gerokai sumažėja.
Apibendrinant galima pasakyti, kad Rudolf yra labai patenkinti Telema EDI Buyer sprendimu, nes jis atnešė žadėtą naudą: sutaupė laiko ir pašalino klaidas.