Įtraukimas: 6 žingsniai kaip iš EDI išgauti daugiau

Rankiniu būdu apdoroti vidutinį 20 eilučių užsakymą (arba sąskaitą) gali užtrukti iki 20 minučių. EDI sutaupo 90% šio laiko ir pašalina klaidas! Telema daug dėmesio skiria tam, kad ši vertė būtų suteikta jos klientams. Kuo daugiau elektroninių dokumentų jūsų įmonė naudoja, tuo didesnę vertę ji gauna. Taigi, norint maksimaliai padidinti naudą, labai svarbu įtraukti savo partnerius į EDI.

Tai yra keli pagrindiniai dalykai, kuriuos galite atlikti, kad pagerintumėte savo EDIfikacijos lygį:

1. Įtraukite EDI į pardavimo/pirkimo/pristatymo sutartį
2. Apmokykite kolegas reikalauti elektroninių užsakymų/sąskaitų
3. Leiskite Telemai patarti, su kuo dar galima apsijungti
4. Nustatykite automatinius atsakymus į sąskaitas/užsakymus, išsiųstus el. paštu
5. Naudokite pavyzdinius įtraukimo laiškus
6. Partneriams nustatykite EDI terminą

1. Įtraukite EDI į savo sutartis

Kai kurie mūsų klientų partneriai atsisakė pereiti į EDI, paminėdami, kad tai nenurodyta prekybos sutartyje. Įtraukite EDI kaip pageidaujamą (arba vienintelį) būdą keistis užsakymais ir sąskaitomis ir taip Jūs turėsite gerą pagrindą veiksmingai tęsti temą. Pirmiausia padarykite tai su visomis naujomis sutartimis su naujais partneriais. Po to visada atnaujinant seną sutartį. Jei tai nėra pakankamai greita, masiškai atnaujinkite visas sutartis. 

2. Apmokykite savo kolegas reikalauti EDI 

Visi susiję darbuotojai turėtų žinoti, kodėl diegiami elektroniniai duomenų mainai, kaip tai veikia ir kokia nauda. Lengva pamiršti kai kuriuos kolegas, ypač jei jie yra išsidėstę per daugelį parduotuvių ar sandėlių. Tie žmonės, kurie iš tikrųjų tvarko užsakymus, sąskaitas ar pristatymus, turėtų būti apmokyti bendrauti apie EDI su Jūsų prekybos partneriais. Tada jie galės reikalauti elektroninių užsakymų ar elektroninių sąskaitų, tinkamai atsakyti į partnerių klausimus ir susirūpinimus. Visų tokių žmonių parama EDI projektui yra būtina. 

3. Leiskite, kad Telema Jums patartų, ką dar galima prijungti

Viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl yra žemas įmonių EDIfikacijos lygis yra nežinojimas, kurie partneriai iš tikrųjų naudoja EDI, dėl ko ir toliau dokumentais su jais keičiamasi  el. paštu. Telema teikia nemokamą analizę ir konsultacijas apie visų klientų partnerių sąrašus. Remiantis įvairiais parametrais (vietinis ar pasaulinis partneris, didelis ar mažas dokumentų skaičius ir t.t.), jūsų partneriai gali būti suskirstyti į segmentus, kad būtų atlikti tinkami tolesni veiksmai. Telema turi ilgametę įtraukimo patirtį kuriant konkrečiam klientui skirtus įtraukimo planus.

4. Nustatykite automatinius atsakymus į el. laiškus

Visiems, kurie jums siunčia užsakymus ar sąskaitas el. paštu, visada atsakykite automatiniu el. paštu, nurodydami siųsti dokumentą per EDI. Ir taip, darykite tai pakartotinai, kiekvieną kartą, kai jie siunčia el. laišką. Tokiu būdu jūs nuolat informuojate savo partnerius apie savo EDI reikalavimus ir tvirtai judate link savo tikslų. Nuoseklus komunikavimas yra pusė darbo.

5. Naudokite pavyzdinius įtraukimo laiškus, skirtus savo partneriams 

Remdamiesi savo patirtimi ir geriausia praktika, jūsų patogumui sukūrėme įtraukimo laiškų pavyzdžius. Taigi tikrai lengva paimti vieną iš jų, pritaikyti prie savo konteksto ir taip būsite pasirengę informuoti savo verslo partnerius apie EDI.

Laiškų pavyzdžiai pirkėjams

Laiškų pavyzdžiai tiekėjams

Laiškas turi būti aiškus, trumpas ir glaustas, paaiškinant kodėl ir kada jūs reikalaujate EDI. Taip pat turėtų būti aprašyta, kaip EDI yra naudinga jūsų partneriui ir kas atsitiks, jei jūsų partneris nesilaikys jūsų sąlygų.

6. Nustatykite partneriams EDI terminą

Informuodami savo partnerius apie perėjimą prie EDI, visada nustatykite aiškų, bet realų terminą. Tai data, kai tikitės, kad jūsų partneriai pradės naudoti EDI su jumis. Atminkite, kad jūsų partneriams gali prireikti laiko įdiegti ryšį, net jei jie jau naudojasi EDI. O jei jie yra nauji EDI naudotojai, reikia daugiau bendravimo ir daugiau laiko. Kita vertus, nenustumkite to per toli į ateitį, nes istorija rodo, kad ir čia galioja „studento sindromas“ – net ir iš anksto žinant terminą, veiksmas pradedamas paskutinę minutę.

Kuo daugiau EDI partnerių, tuo daugiau vertės, daugiau pasitenkinimo

Mūsų tyrimai rodo, kad klientai, turintys daugiau EDI partnerių, yra labiau patenkinti. Jie yra labiau patenkinti, nes gauna daugiau naudos iš EDI paslaugos. Tai logiška – pradėjus keistis elektroniniais dokumentais su vienu partneriu sutaupoma laiko ir pinigų, dar daugiau laiko ir pinigų sutaupoma su keliais partneriais.

Susisiekite ir pradėkite Jūsų partnerių įtraukimą.