Wolt Market: „Prekybos neįmanoma vykdyti be EDI“

Kai Wolt Market pradėjo savo mažmeninės prekybos verslą, užsakymų kiekiai buvo apskaičiuojami Excel programoje ir siunčiami tiekėjams naudojant makrokomandas. Procesas buvo imlus laikui, o žmogiškosios klaidos – neišvengiamos.

Kai verslo apimtys augo, taip pat didėjo užsakymų kiekis ir rankinis darbas. Todėl buvo ieškoma sprendimų užsakymų vykdymo proceso automatizavimui. Buvo išnagrinėti vidiniai duomenų srautai, ištirta rinka. Buvo konsultuojamasi su verslo partneriais apie jų patirtį naudojant EDI (Elektroninius duomenų mainus).

Aišku kaip dieną, kad rankinis darbas netinka dideliems mastams

Pasak Madis Varend, Wolt Market atsargų vadovo, buvo aišku kaip dieną, kad rutininių operacijų automatizavimas yra būtinas verslo mastui didinti. Sprendimas, kurio jie pradėjo ieškoti, turėjo pasiekti keturis tikslus:

1. Sutaupyti laiko užsakymų vykdymo procese
2. Sutaupyti laiko ir pinigų sąskaitų tvarkymo procese
3. Sumažinti arba išvengti klaidų
4. Automatizuoti procesus

Viena iš galimybių buvo sistemą kurti patiems. Tačiau buvo būtina įvertinti, kad sprendimas būtų tinkamas daugiau nei 20 šalių, o investicija būtų reikšminga. Wolt vidaus plėtra sutelkta į sritis, susijusias su pagrindine veikla ir didžiausios vertės kūrimu. Todėl nuspręsta šią pagalbinę funkciją patikėti išorės paslaugų teikėjams ir pradėti su esamų EDI paslaugų teikėjų pagalba.

Baltijinis sprendimas

Wolt Market veikla nėra ribota tik Estijoje; jie turi parduotuves ir Latvijoje, Lietuvoje bei dar 20 šalių. Ieškant EDI sprendimo trijose Baltijos šalyse, iškilo du potencialūs partneriai. Toliau buvo būtina išsiaiškinti technines galimybes įgyvendinti sprendimą ir ar potencialus partneris turėjo reikiamą kompetenciją. Wolt ERP programinė įranga, kuri buvo vienas iš veiksnių, yra sukurta pačios Wolt.

Varend pažymėjo, kad Telema išsiskyrė savo atviru ir konsultaciniu požiūriu:

„Kaip klientas, mes galime sakyti, kad norime specifinio sprendimo. Bet galimybė konstruktyviai aptarti įvairias galimybes su paslaugų teikėju padeda išryškinti tikruosius kliento poreikius. Atvira ir sąžininga komunikacija apie tikrąsias problemas veda mus prie geresnių sprendimų.”

Pasirinkimą palengvino tai, kad, priešingai nei konkurentas, kuris pasiūlė paslaugą tik vietos mastu kiekvienoje šalyje, Telema buvo pasirengusi pasiūlyti sprendimus Wolt problemoms visose trijose šalyse, naudojant tą pačią projekto komandą. Tai leido išvengti nuolatinio „rato išradinėjimo“, t.y., to paties sprendimo įgyvendinimo su naujais partneriais ir nauja komanda.

Pirmiausia buvo automatizuoti užsakymai…

Mažmeninės prekybos tinklai dažnai pradeda įgyvendinti EDI nuo sąskaitų faktūrų pusės, kad prekių priėmimo procesas būtų greitesnis ir be klaidų. Tačiau Wolt Market sąmoningai nusprendė pirmiausia automatizuoti užsakymų siuntimą.

Pasak Varend, prekių prieinamumo užtikrinimas yra būtina sąlyga gerai klientų patirčiai:

„Labai svarbu, kad tiekėjai kuo greičiau ir tiksliau (be apdorojimo ir įvedimo klaidų) žinotų, ko mes norime ir kada to norime. Kai tarp mūsų sistemų ir tiekėjo sistemos yra EDI, užsakymo apdorojimo laikas tiekėjui iš esmės dingsta, ir mes gauname užsakytas prekes greičiau.“

Varend mano, kad užsakymas per EDI suteikia Wolt geresnę poziciją derėtis dėl pristatymo sąlygų ir laikų – šiandien įmanoma užsakyti rytdienai arba porytdienai. Užsakymų tvarkymo spartinimas padeda sumažinti buferinių atsargų dydį, kas savo ruožtu turi įtakos tiek prekių prieinamumui, tiek išlaisvina užšaldytą kapitalą, susietą su atsargomis.

… ir vėliau EDI sąskaitos

Automatizuoti sąskaitų gavimą buvo sudėtingiau, kadangi EDI projekto pradžioje Wolt vidinė sistema dar nepalaikė sąskaitų gavimo. Nors užsakymų modulio pridėjimas vyko sklandžiai, sąskaitų gavimas turėjo daug niuansų, kurie turėjo būti apgalvoti ir suplanuoti. Pavyzdžiui, problemos su pakuote ir PVM, taip pat kreditinių sąskaitų faktūrų tvarkymas. Be to, lyginant sąskaitas su užsakymais, t.y., jų patvirtinimo procesas ir vėlesnis apmokėjimas – viskas, pagal Varend, yra daug sudėtingesnis procesas.

Prieš pereinant prie EDI sąskaitų, Wolt priklausė nuo tiekėjų disciplinos. Pavyzdžiui, buvo sudėtinga užtikrinti, kad sąskaitos atvyktų laiku ir Wolt neturėjo dokumentų srauto stebėjimo įrankių. Šiandien Wolt sąskaitų tvarkymo procesas yra automatizuotas.

Skaidrumas ir matomumas

Vienas iš pagrindinių EDI įdiegimo privalumų yra skaidrumas. EDI leidžia Wolt Market kontroliuoti ir apžvelgti procesą. Varend komentuoja:

„Perėjus prie EDIBuyer sprendimo, mes pradėjome geriau suprasti, ką užsakėme, kas buvo sąskaitoje, kokie buvo skirtumai ir trūkumai. Atsirado matomumas ir galimybė nustatyti siaurąsias vietas. EDI sistemoje yra žurnalas, kuriame galime stebėti, kur atsirado problema, kas ją sukėlė ir kada, ir mes galime pradėti ją spręsti kartu su tiekėju arba Telema klientų aptarnavimu.“

Žvelgiant į ateitį, Wolt mato kelias galimybes tolesnei automatizacijai. Pavyzdžiui, tai galėtų veikti taip, kad jie įveda duomenis į sistemą, kuri galėtų prognozuoti ateitį – ką klientai pirks, kada, kiek ir kokio sezono metu. Taip Wolt pasieks klientų pasitenkinimą, iš anksto žinodama, ko jie nori, tuo pačiu mažindama maisto švaistymą.

Investicijų grąža

EDI įgyvendinimo projektas neša ne tik naudą, bet ir reikalauja laiko bei išteklių investicijų iš įmonės pusės. Paklaustas, ar EDI projektas buvo pelningas Wolt, Madis Varend atsako nedvejodamas:

 

„Mes esame tai išmatavę viduje – projektas tikrai atsiperka; kitaip mes apskritai nebūtume jo pradėję. Užsakymų vykdymo ir sąskaitų gavimo procesas reiškia tiek tiesiogines, tiek netiesiogines įmonių išlaidas. Svarstant, kurias iš šių išlaidų galima visiškai pašalinti ar ženkliai sumažinti dėka automatizavimo, ekonominė nauda pereinant prie EDI tampa akivaizdi.“

Varend pabrėžia administracinių išlaidų ir klaidų taisymo išlaidų svarbą, ypač jei klaidos plinta toliau tiekimo grandinėje. Jis atkreipia dėmesį, kad viena neteisinga kreditinė sąskaita gali sukelti didelę sumaištį apdorojant sąskaitas, o problemos nustatymas be EDI sistemos gali užtrukti valandas ar net savaites.

 

Dėmesys partnerystei ir visai tiekimo grandinei

Wolt suvokia automatizaciją žvelgiant iš visos tiekimo grandinės naudos taško. Kartais įmonės svarsto tik savo perspektyvą, bet Varend ragina žiūrėti į didesnį paveikslą:

„Būtų labai paprasta žiūrėti į dalykus tik iš savo perspektyvos. Vietoj to, turėtume galvoti, kas yra geras sprendimas visai tiekimo grandinei – žvelgiant iš mūsų tiekėjų, mūsų ir mūsų klientų. Tai taip pat buvo viena iš priežasčių, kodėl mes pradėjome EDI projektą nuo užsakymų automatizavimo – tai greitai paveikė visą tiekimo grandinę ir dėka pagerėjusio prekių prieinamumo, taip pat padidėjo galutinių klientų pasitenkinimas.“

Sąveika tiekimo grandinėje Wolt’ui yra labai svarbi. Tikslas yra sukurti ilgalaikius santykius su partneriais, kurie tęstųsi ne tik metus, bet ir dešimtmečius. Pasitikėjimas ir supratimas yra kritiniai, padedantys sėkmingai susitvarkyti ir augti kartu.

Wolt Market

Wolt yra Suomijos technologijų įmonė, veikianti 26 šalyse ir daugiau nei 500 miestų, siūlanti produktus iš daugiau nei 130 000 prekybininkų, su daugiau nei 200 000 kurjerių partnerių pagalba, daugiau nei 33 milijonams užsiregistravusių vartotojų. Wolt buvo įkurtas 2014 metais, ir šiandien jame dirba daugiau nei 10 000 žmonių. Wolt naudoja savo sukurtą sistemą sandėlio ir finansų valdymui. Telema paslaugos apima Telema EDIBuyer, per kurį prekės užsakomos iš daugiau nei 130 tiekėjų. Šiuo metu daugiau nei 7 000 dokumentų apdorojimo procesų kas mėnesį yra automatizuoti, ir šis skaičius nuolatos auga.

• Jei jus domina bendradarbiavimas su Wolt, kad sukurtumėte pardavimo kanalą ar norėtumėte matyti savo produktą Wolt asortimente, susisiekite su jais el. paštu Madis.Varend@Wolt.com.
• Sužinokite daugiau apie Telema EDIBuyer produktą.