Raktas į sėkmingą Aldar EDI: tiekėjų įtraukimas

Aldar Eesti kas mėnesį turi išsiųsti daugiau nei 10 000 užsakymų ir gauti tiek pat sąskaitų. Norėdami automatizuoti procesą, jie pradėjo naudoti EDI (elektroninius duomenų mainus) ir atrado tiekėjų įtraukimo svarbą. Mažiau nei per metus Aldar sėkmingai prijungė daugiau nei 90% savo tiekėjų prie EDI.

 

EDI taupo laiką

Automatinis keitimasis užsakymais ir sąskaitomis tarp pirkėjo ir tiekėjo per EDI leidžia sutaupyti labai daug laiko. EDI dėka vidutinė įmonė sutaupo mažiausiai 15 minučių vieno gaunamo dokumento (sąskaitos) duomenų įvedimui rankiniu būdu. Taigi įsivaizduokite naudą, kuomet kas mėnesį gaunama 10 000 sąskaitų. Štai kodėl vienas didžiausių Estijos mažmeninės prekybos tinklų Aldar nusprendė aktyviai įtraukti savo tiekėjus.

 

Kuo daugiau EDI partnerių turėsite, tuo daugiau gausite naudos

EDI vertė auga su kiekvieno partnerio perėjimu prie elektroninių dokumentų mainų. Kuo didesnis prekybos partnerių skaičius, besikeičiantis informacija per EDI, tuo naudingesnė EDI paslauga. Tai reiškia: tuo daugiau sutaupoma darbo valandų. Kiekviena įmonė nori užtikrinti, kad iš savo investicijų gautų kuo daugiau naudos. Geriausias būdas tai padaryti investuojant į EDI – užtikrinti, kad visi Jūsų partneriai (tiekėjai ir klientai) naudotų EDI. Reikalinga informuoti partnerius apie perėjimą prie EDI ir nuolat dirbti su jais diegiant EDI. Kiekvienas dokumentas, taigi ir kiekvienas naujas tiekėjas, prisideda prie išlaidų taupymo ir EDI investicijų grąžos.

 

Venkite lygiagrečių procesų

Įmonės, kurios neįtraukia visų savo tiekėjų, taiko daugybę skirtingų procesų. Užsakymo iki pristatymo proceso dokumentacijos tvarkymas el. paštu, popieriniais dokumentais, telefonu, EDI ir kt. Šių kanalų ir procesų kitimas neleidžia komandai sutaupyti laiko ir išvengti klaidų. Tai ypač pasakytina apie gaunamus dokumentus. Leidus partneriams siųsti PDF sąskaitas ar užsakymus, Jūsų darbuotojams vis tiek reikia  rankiniu būdu įvesti duomenis į Jūsų sistemą.

 

Svarbiausia yra tiekėjų prijungimas

Kai tik Aldar suprato EDI vertę, jie padarė viską, kad paskatintų savo tiekėjus pradėti keistis informacija per EDI. Per 6 mėnesius nuo EDI įdiegimo Aldar prijungė 20% savo tiekėjų, kurių sąskaitos sudarė daugiau nei 41% visų prekių sąskaitų. Iki pirmųjų metų pabaigos Aldar turėjo daugiau nei 90% EDI tiekėjų, kasmet sutaupydama daugiau nei 300 000 eurų.

 

EDI taip pat kuria vertę tiekėjams

Tuo pačiu Aldar tiekėjai elektroninių užsakymų dėka sutaupo šimtus tūkstančių eurų. Negaišdami laiko įvedant užsakymus rankiniu būdu į jų sandėlio valdymo sistemą. Užsakymo duomenys tiesiog pasirodo tiekėjų sandėlio valdymo programinėje įrangoje, paruošti paėmimui, pakavimui ir pristatymui. Dėka EDI klaidos, atsiradusios dėl duomenų pakartotinio įvedimo, yra istorija – duomenys yra tokie, kokie buvo sukurti iš pradžių.

 

Laiko taupymas, konfidencialumas, saugumas

„EDI paspartino produktų pirkimo ir duomenų įvedimo procesą mūsų įmonėje, taip užtikrinant dar greitesnį produktų pardavimą parduotuvėse“, – sakė Aldar produktų vadovė Tuuli Pirk-Kesküll. Ji tvirtina, kad pagrindinis EDI privalumas – laiko taupymas, taip lieka daugiau laiko procesams tobulinti. „El. paštu siunčiamos sąskaitos ir užsakymai gali pasimesti arba patekti į neteisingus kanalus, tuo tarpu EDI užtikrina saugumą ir konfidencialumą“, – apibendrina ji.

 

Tiekimo sutartyse nurodykite EDI

Verslas vystosi ir keičiasi. Tiekėjai keičiasi. Nauji produktai atneša naujus tiekėjus. Aldar nuolat rūpinasi, kad visi nauji tiekėjai būtų įtraukti į EDI. Tiesą sakant, tai yra viena iš jų tiekimo sutarčių sąlygų. Norint, kad kiekvienas iš jų veiktų per EDI, reikia nuolatinės priežiūros. Supažindinti tiekėjus su šiuo dalyku jau derybų dėl tiekimo etape. Priimant pristatymą, reikalauti sąskaitų per EDI. Galų gale, kuo greičiau partneriai bus prijungti prie EDI, tuo greičiau pasirodys nauda.

 

Komunikacija, komunikacija, komunikacija

Sėkmingo įtraukimo paslaptis yra efektyvi ir pasikartojanti komunikacija naudojant daugialypius kanalus – el. laiškus, telefono skambučius ir susitikimus. Partnerių įtraukimas – tai nenutrūkstamas projektas prašant, viliojant, įtikinėjant, įkalbinėjant, priverčiant ir grasinant (be juokų 🙂 ). Kuo anksčiau su partneriais pasikalbėsite apie savo EDI reikalavimus, tuo geriau. Kuo daugiau kartosite ir kuo nuoseklesni būsite pranešimuose, tuo geriau. Kuo konkretesnė ir reiklesnė bus Jūsų retorika, tuo geriau. Jei žinutė neveikia, pakeiskite ją. Jei Jūsų partneris nesureagavo į Jūsų laišką, išsiųskite jį dar kartą. Dar geriau – paskambinkite jam arba susitikite su juo. Jei Jūsų partneris turi klausimų, paaiškinkite jam.

 

Telema siūlo įtraukimo pagalbą

Telema gali duoti patarimus ir konsultuoti itraukimo kelionės metu, pateikdama visas reikalingas instrukcijas, pavyzdžius ir kitą medžiagą, kuri paruošta naudoti. Jei norite sužinoti daugiau apie savo partnerių įtraukimą į EDI, patikrinkite čia ir susisiekite su mumis.

 

Aldar Eesti OÜ yra tinklas, turintis daugiau nei 30 maisto ir alkoholio parduotuvių, esančių Estijoje, Latvijoje ir Lenkijoje. Be to, jie valdo didmeninės prekybos padalinį Aldar Cash & Carry ir restoraną su savo alaus darykla. Skaičiuodami beveik 100 milijonų eurų apyvartą, jie per mėnesį apdoroja daugiau nei 10 000 sąskaitų. Maždaug tiek pat užsakymų yra išsiunčiama.