Patikimo e-sąskaitų proceso sukūrimas NTM Baltic

Kai dėl pasikartojančių e-sąskaitų trikdžių visoje grupėje teko atlikti rankinį apdorojimą, NTM Baltic reikėjo greito ir patikimo sprendimo. Su Telema pagalba įmonė atkūrė stabilų sąskaitų duomenų apsikeitimą, panaikino rankines korekcijas ir per mėnesį sutaupė apie 33 valandas apskaitos darbo tiek vietiniu, tiek motininės įmonės lygiu.

Pagrindiniai rezultatai:

• 50% sumažintas rankinis sąskaitų apdorojimas
• 33 valandos sutaupomos kas mėnesį, įdiegus veikiantį sprendimą
• Patikimas pirkimo užsakymų duomenų perdavimas

NTM Baltic

Būdama svarbi Suomijos grupės Ab Närpes Trä & Metall dukterinė įmonė, NTM Baltic OÜ gamina metalines konstrukcijas sunkvežimiams ir įvairioms atliekų tvarkymo transporto priemonėms, kurias gamina grupė. Turėdama 60 darbuotojų ir 10,5 mln. eurų apyvartą 2025 m., įmonė veikia vadovaudamasi mechaninio tikslumo logika.

Tačiau po kasdienės veiklos paviršiumi slypėjo subtilus nesuderinamumas nepastebimoje struktūroje, jungiančioje gamybą su apskaita. Tarsi krumpliaratis, kuris sukasi, bet iki galo neužsikabina, tarp sistemų judantys skaitmeniniai dokumentai nuolat susidurdavo su pasikartojančia klaida, trikdančia nusistovėjusią darbo tvarką visoje grupėje.

Sistema, kuri neveikė taip, kaip turėtų

Norint suprasti NTM Baltic problemą, reikia pažvelgti į sąskaitos apdorojimo kelią. Tarptautinėje pramonės grupėje sąskaita, tam kad būtų apdorota, pereina kelis skaitmeninius patikros etapus, kuriuose turi atitikti motininės įmonės programinės įrangos nustatytus validacijos reikalavimus.

Firmai NTM Baltic, kas mėnesį išrašačiai 350–400 sąskaitų, svarbiausias validacijos reikalavimas yra kliento pirkimo užsakymo (PO) numeris. Ši nedidelė skaičių seka yra raktas, leidžiantis Suomijos motininės įmonės sistemai automatiškai sutikrinti ir apdoroti dokumentą. Tačiau sistema dažnai užstrigdavo ir šis esminis duomenų laukas nepasiekdavo gavėjo.

„Reguliariai kildavo problemų. Reikalinga informacija – kliento pirkimo užsakymo (PO) numeris – nebepasiekdavo kliento ar mūsų motininės įmonės programinės įrangos.“
– Ave Matlep, NTM Baltic buhalteris

Paradoksalu, tačiau ankstesnio paslaugų teikėjo požiūriu viskas veikė – jų valdymo skydelyje buvo rodomi sėkmingi perdavimai. Tačiau realybėje automatizacijos grandinė buvo nutrūkusi. Motininei įmonei teko atlikti varginantį rankinį darbą: atidaryti, tikrinti ir redaguoti 400 sąskaitų rankiniu būdu. Kai įrankis, turintis taupyti laiką, jo pareikalauja dar daugiau, organizacijos moralė ima silpnėti. Nepaisant įdiegto automatinio sprendimo, NTM Baltic komanda kas mėnesį prarasdavo apie 66 darbo valandas.

Foto: Ab Närpes Trä & Metall

Skaitmeninės tylos mėnuo

Bet kurioje profesinėje partnerystėje aiški komunikacija yra būtina. Kai ankstesnio operatoriaus paslauga nustojo veikti, poveikis neapsiribojo tik technine sistema.

„Buvo sunku susisiekti su operatoriaus klientų aptarnavimo skyriumi – buvo galima tik rašyti, o sprendimų paieška užtrukdavo labai ilgai“, – prisimena buhalterė. Šis vienpusis apsikeitimas, vykdytas tik rašytinėmis žinutėmis, negavo jokio greito patvirtinimo apie atsakymą. Per šį laikotarpį sąskaitų išrašymo paslauga neveikė daugiau nei mėnesį.

Gamybos įmonei mėnuo administracinio paralyžiaus – tai amžinybė. Poreikis perėjo nuo „problemų sprendimo“ prie partnerio paieškos, kuris vertina tą patį, ką ir NTM – patikimumą. NTM Baltic susisiekė su Telema, radusi ją per sertifikuotą partnerį Excellent Books (Standard Books).

Ryšio atkūrimas

Veiklos sutrikimų metu NTM nereikėjo ilgų paaiškinimų ar reklaminių pažadų – reikėjo savalaikės komunikacijos ir aiškaus signalo, kad problema aktyviai sprendžiama.

„Telema buvo pirmieji, su kuriais susisiekiau. Kadangi atsakymą gavau labai greitai, bendravimas buvo malonus, o visos sąlygos atrodė tinkamos, net nesvarsčiau kitų galimybių.“
– Ave Matlep, NTM Baltic buhalteris

Diegimo procesas vyko su tokia pačia pramoniniu efektyvumu, kurį NTM taiko savo priekabų gamyboje. Telema paskyrė dedikuotą projektų vadovą, kuris buvo pagrindinis kontaktinis asmuo viso perėjimo metu. Aiškiai apibrėžta atsakomybė užtikrino greitus atsakymus ir operatyvų problemų sprendimą.

Sprendimas buvo įdiegtas tiksliai pagal grafiką – tai buvo reikšminga komandai, įpratusiai prie skaitmeninių vėlavimų. „Visas procesas buvo organizuotas profesionaliai, greitai ir aiškiai… paprastai viskas trunka ilgiau nei planuota iš pradžių.“

Foto: Ab Närpes Trä & Metall

Automatizavimas, koks ir turėtų būti

Šiandien 400 mėnesinių sąskaitų sklandžiai keliauja iš Estijos į Suomiją, veikiant pagal 99,9% paslaugos prieinamumo susitarimą. PO numeriai perduodami teisingai, o Suomijos centrinės būstinės automatizavimo sistemos apdoroja dokumentus taip, kaip numatyta.

Šio pokyčio poveikis geriausiai matomas stabilioje veikloje be klaidų, kas mažina įtampą ir išlaisvina laiką, anksčiau skirtą rankinėms patikroms.

„Nauda matoma grupės mastu, nes motininei įmonei nebereikia rankiniu būdu apdoroti mūsų siunčiamų sąskaitų – tai jiems didelis laiko taupymas“, – pažymi buhalterė. Jai pačiai tai reiškė sugrįžimą prie tiesioginių pareigų, o ne tapimą nutrūkusių duomenų tarpininke. „Tai taip pat taupo mano laiką, nes paslauga veikia taip, kad jos nereikia nuolat stebėti.“

Naudodama Telema E-sąskaitų išrašymo sprendimą, NTM Baltic 50% sumažino sąskaitų apdorojimo laiką ir ženkliai pagerino mėnesinių ataskaitų duomenų tikslumą.

Pasitikėjimas kaip pramoninis turtas

Bendradarbiavimas su Telema ne tiek įvedė naują darbo būdą, kiek panaikino poreikį kompensuoti pasikartojančias klaidas. Sąskaitų duomenys dabar pasiekia tikslą pilnos apimties, o apskaitos rutina nebeapima tikrinimo, ar svarbūs laukai „neprapuolė“ pakeliui. Ankstesnis stebėjimo ir taisymo ciklas buvo pakeistas procesu, kuris vyksta be žmogaus įsikišimo.

„Mums tai buvo labai pozityvi patirtis, o paslauga iki šiol veikia labai gerai. Tikrai rekomenduočiau juos ir pati drąsiai imčiausi naujų projektų.“
– Ave Matlep, NTM Baltic buhalteris

Gamybos pasaulyje geras įrankis yra tas, apie kurį nereikia galvoti. Pakeitusi nepatikimą paslaugą stabilia Telema infrastruktūra, NTM Baltic užtikrino, kad jų finansinės operacijos dabar yra tokios pat patikimos kaip plieninės transporto priemonės, prie kurių gamybos jie prisideda.

Prieš pradėdami savo e-sąskaitų diegimo kelionę, rekomenduojame perskaityti Telema straipsnį 5 dažniausios e-sąskaitų klaidos: pamokos išmanesnei skaitmeninei transformacijai, kuris padės užtikrintai judėti pirmyn.

Ar norite atnaujinti e-sąskaitų procesą taip, kad apie jį nereikėtų galvoti? Susisiekite su mumis.