Pasikartojantys dokumentų numeriai yra blogis

„Mūsų klientas mums vėl atsiuntė du užsakymus tuo pačiu numeriu. Viename 15 eilučių, o kitame 10 eilučių. Kaip mums žinoti, kuris yra teisingas? Netgi abiejų užsakymų datos tos pačios“, – klausia pardavėja Marija. „Žinau, ir net paskambinus jiems ir paklausus bus sunku, kadangi klausimas netgi kaip juos atskirti?“ – pritaria jos kolega Jonas.

Dokumentų numerių dubliavimo draudimas yra viena iš kokybiškai sukurtų informacinių sistemų priemonių. Pakartotinis dokumentų numerių naudojimas gali sukelti ne tik painiavą ir laiko švaistymą, bet ir rimtų klaidų vykdant užsakymus bei pristatant netinkamus produktų kiekius.

Daugumoje programų dokumento numeris laikomas pirminiu raktu (pirminiu identifikatoriumi), todėl jis turi būti unikalus ir negali būti dubliuojamas. Taip pat yra programų, kuriose dokumento numeris gali būti antrinis raktas, o tada norint atskirti naudojamas papildomas laukas, pvz. eilės numeris ar pan.

Tačiau net jei jūsų programinė įranga leidžia naudoti pasikartojančius numerius, tai gali sukelti problemų jums ir jūsų partneriams:

• Apskaita – tiek GAAP,  tiek IFRS teigia, kad dokumentų numeriai turi būti unikalūs. Tai taip pat palengvina auditą. Priešingu atveju auditorius, pamatęs daug pasikartojančių dokumentų, gali imtis ieškoti kitų apskaitos netaisyklingumų ir praleisti ženkliai daugiau laiko šiame procese.
• Pardavimai – siunčiant kelis dokumentus su tuo pačiu numeriu, susidarytų dublikatai. Gaunančioji šalis neturėtų jokio pagrindo žinoti, kuri kopija yra teisinga. Dėl šio netikrumo realiame gyvenime tektų teirautis siuntėjo paskambinant arba išsiunčiant el. laišką ir taip išspręsti šią problemą. Ir visa tai reikštų vėlavimą tiekimo grandinės procese ir galutinio produkto pardavime. Blogiausiu atveju tai galėtų sukelti prekių trūkumą sandėlyje, o tiekėjas, mažmenininkas ir vartotojai visi būtų nepatenkinti.
• Pretenzijos – kilus konfliktams, nėra galimybės įrodyti, kuris dokumentas buvo „originalus/teisingas“. Paslaugos teikėjas taip pat negalėtų padėti konfliktuojančioms šalims, nes dokumentų žurnale taip pat  būtų kelios to paties dokumento kopijos.

Jei pirmasis jūsų prekybos partneriui išsiųstas dokumentas buvo klaidingas, niekada nesiųskite naujo tuo pačiu numeriu. Geriausia praktika yra visada sukurti dokumentą su nauju numeriu ir aiškiai nurodyti, kad ankstesnis buvo neteisingas. Sąskaitų faktūrų atveju tai pagal įstatymą atliekama naudojant kreditines sąskaitas faktūras.

Geros naujienos yra tai, kad dauguma ERP turi paprastą funkciją – sukurti  kreditines sąskaitas ar naujas sąskaitas kaip senosios sąskaitos faktūros kopijas. Vadovaudamiesi geriausia praktika, turėsite daug greitesnį ir geresnį procesą, kaip išspręsti problemas, jei tokios kiltų.