5 geriausios mokėtinų sumų tvarkymo praktikos

E-sąskaitos, eFlow

5 geriausios mokėtinų sumų tvarkymo praktikos

Apskaita yra viena iš sričių, kur automatizavimas ir skaitmeninimas gali sutaupyti daug laiko.

Pirkimo (išlaidų) sąskaitų faktūrų tvarkymas, jei jis nėra automatizuotas, yra viena iš daugiausiai laiko reikalaujančių veiklų. Daugelis įmonių jau pradėjo naudoti elektronines sąskaitas faktūras ir internetinius įrankius, tam kad jų procesai būtų efektyvesni, tikslesni ir skaidresni. Čia pateikiame 5 geriausias praktikas, kurios padės sutaupyti laiko tvarkant mokėtinas sumas.

 

1. Naudokite elektronines sąskaitas faktūras ir apskaitą be popieriaus

Sąskaitos faktūros turėtų būti gaunamos centralizuotai į skaitmeninę pašto dėžutę, taip sumažinant poreikį rankiniu būdu įvesti duomenis. Tai padeda išvengti duomenų įvedimo klaidų, o pats procesas tampa tikslesnis ir skaidresnis visoms suinteresuotoms šalims. Nebelieka poreikio ieškoti sąskaitų faktūrų tarp Jūsų el. laiškų, jas atsispausdinti, pasirašyti ant popieriaus ir saugoti fiziniame aplanke. Naujasis supaprastintas procesas taip pat padeda sumažinti ir anglies dioksido išmetimą į aplinką.

Pavyzdžiui, Telema eFlow Jums leidžia pasiekti įmonės sąskaitų faktūrų dėžutę iš bet kurios pasaulio vietos. Ji priima sąskaitas visais formatais: e-sąskaitas, PDF failus ir skenuotus popierinius dokumentus.

Remiantis tyrimais, popierinės sąskaitos faktūros apdorojimas trunka vidutiniškai 30 minučių, tuo tarpu elektroninės – tik 5 minutės. Taigi elektroninių sąskaitų faktūrų naudojimas reikalauja 6 kartus mažiau laiko ir yra 60–80% pigesnis. Norint pasiekti tokį taupymą, būtina įgyvendinti ir kitas 4 geriausias praktikas.

 

2. Naudokite elektroninių sąskaitų faktūrų darbų eigą ir automatizavimą

Patvirtinkite sąskaitas faktūras internetu keliaudami arba iš savo namų biuro. Telema eFlow persiunčia sąskaitas reikiamiems asmenims, kurie gali pridėti savo e-patvirtinimą net mobiliajame telefone, nepriklausomai nuo fizinės buvimo vietos. Jums nebereikia lakstyti po biurą ir rinkti parašus ar laukti atsakymų į e-laiškus.

Paskirstant išlaidas taip pat egzistuoja automatizavimo galimybių, ypač pasikartojančioms sąskaitoms. Pavyzdžiui, biuro nuomos sąskaitos faktūros iš Rental UAB visada yra priskiriamos nuomos išlaidų sąskaitai Nr. 5442, eilutės su telefono numeriu +370 54321000 mėnesinėje telefono sąskaitoje faktūroje visada automatiškai rezervuojamos kaip Jono išlaidos (priklausančios Klientų aptarnavimo skyriui). Kadangi daugiau nei 75% sąskaitų faktūrų yra pasikartojančios, tai žymiai taupo buhalterių darbo laiką.

 

3. Padarykite savo mokėtinų sumų procesą skaidrų 

Skaidrumas yra vienas didžiausių, tačiau dažnai nuvertinamų skaitmeninės apskaitos privalumų. Jis suteikia galimybę realiu laiku apžvelgti pirkimo sąskaitas faktūras ir įsitikinti, kad proceso metu nei viena iš jų nebus prarasta. Visi patvirtinimo ir išlaidų paskirstymo veiksmai registruojami programos žurnale, o sąskaitos faktūros elektroniniu būdu archyvuojamos, kaip to reikalauja įstatymai. Nebereikia archyvuoti popierinių dokumentų. Sąskaitos faktūros yra patogiai prieinamos visoms susijusioms šalims (pvz., Jūsų auditoriui ar mokesčių inspekcijai). Be to, Jūs anksti pamatysite savo išlaidų apžvalgą, kas gali būti naudinga planuojant pinigų srautus.

 

4. Visoms sąskaitoms faktūroms naudokite pirkimo užsakymus

Visų pirkimų (ne tik prekių, bet ir paslaugų) užsakymų sudarymas sumažina klaidų riziką ir leidžia Jums geriau suprasti išlaidas. Jei prekės ar paslaugos pristatomos pagal susitarimą, sąskaitoje faktūroje nurodyti kiekiai ir kainos sutampa su tomis, kurios nurodytos pirkimo užsakyme ir gavimo patvirtinime, tuomet sąskaitos faktūros rankinis apdorojimas net nereikalingas. Sistema tai gali padaryti automatiškai.

Jūs netgi galite užskaityti išlaidas pagal pirkimo užsakymus (ir nelaukti sąskaitų faktūrų). Tai leis Jums daug anksčiau susipažinti su įmonės fiskaline padėtimi (ir greičiau uždaryti apskaitinį laikotarpį).

 

5. Automatinis duomenų tikrinimas

Automatizuoti sprendimai padeda išvengti klaidų, paplitusių popieriniuose procesuose. Pavyzdžiui, Telema eFlow automatiškai tikrina, ar sąskaitos faktūros duomenys sutampa su atitinkamais jūsų verslo valdymo sistemos (ERP) duomenimis. Ar tiekėjo banko sąskaitos, mokėjimo nuorodų numeriai ir mokėjimo sąlygos atitinka tiekėjo kortelių duomenis? Be to, sistema tikrina dublikatus, mokesčių apskaičiavimus ir datas.

 

Telema eFlow yra patogus elektroninių sąskaitų faktūrų patvirtinimo ir išlaidų paskirstymo įrankis. Naudodamiesi eFlow, visas šias geriausias praktikas galite įdiegti savo organizacijoje.

Skaitykite daugiau apie Telema eFlow.