Kas yra EDI?

Už trumpinio EDI slypi angliškas terminas “electronic data interchange”, kuris apibrėžia elektroninį apsikeitimą duomenimis. Tai reiškia, kad verslo partneriams nebereikia kasdienių prekybos dokumentu siųsti ir gauti el. paštu ar popieriuje – jie patys “automagiškai”  juda tarp partnerių verslo valdymo programų, iš kompiuterio į kompiuterį.

Magija slypi EDI apsikeičiamų dokumentų formate. Norint, kad dokumentus apdorotų kompiuteriai, jie turi būti tam tikros struktūros. Turbūt pastebėjote, kad el. paštu gautas PDF failas neturi griežtai nustatytos struktūros, tad nėra e-dokumentas.

Kodėl verta automatizuoti verslo procesus?

Su vienu prekybos sandoriu gali būti susiję daugiau nei dešimt dokumentų. Paprastai tariant, prekes reikia užsakyti, sukomplektuoti ir išsiųsti, jas priimti ir už jas atsiskaityti. Kiekvieną žingsnį lydi naujas dokumentas. Pirkėjo požiūriu kalbame apie procesą, kuris prasideda nuo pirkimo ir baigiasi apmokėjimu (angl. purchase to pay), pardavėjo požiūriu – nuo užsakymo gavimo iki pinigų įplaukimo (angl. order to cash). Abiem atvejais EDI didina visos tiekimo grandinės efektyvumą. Kadangi nebelieka dvigubo duomenų įvedimo, ženkliai sumažėja rankinio apdorojimo laikas bei žmogiškų klaidų skaičius.

Jei dar prieš dešimt metų apsikeitimas e-duomenimis buvo kažkas nauja ir inovatyvu, tai šiandien efektyvus apsikeitimas informacija tapo norma. Kuo daugiau įmonių tarpusavyje automatizuoja verslo procesus, tuo daugiau ekonominės naudos tai atneša kiekvienai iš jų.

Kaip veikia apsikeitimas e-duomenimis?

Daugiausia keičiamasi elektroninėmis pirkimo ir pardavimo sąskaitomis ir užsakymais, tačiau galima automatizuoti ir važtaraščių, gavimo patvirtinimų ar prekių grąžinimo informacijos perdavimą. Perėjus prie EDI, dokumento siuntėjas įveda duomenis tik savo verslo valdymo programoje. Sukurtas e-dokumentas keliauja pas EDI operatorių (pvz. Telema), kuris išverčia informaciją į gavėjo programai suprantamą formatą bei struktūrą. Gavėjas gavęs duomenis iškart gali juos apdoroti, jam nebereikia jų įvesti rankomis. Todėl darbuotojai gali sutelkti savo pastangas į tai, kas įmonei iš tikro svarbu bei kuria tikrąją vertę.