EDI ir e-sąskaitos: obuoliai ir apelsinai

Ar EDI sąskaitos skiriasi nuo e-sąskaitų? Tai priklauso nuo to, kaip mes jas apibrėšime. Pvz., galime sakyti, kad e-sąskaita yra sąskaita, kuri tiesiogiai užpajamuojama pirkėjo apskaitos sistemoje. Kita vertus, EDI sąskaita naudojama siųsti produktų duomenis į pirkėjo sandėlio valdymo sistemą (paprastai perpardavimo tikslais). Šiuo atveju taip, sąskaitos skiriasi. 

Paaiškinkime tai sąskaitos pavyzdžiu dviems obuolių ir apelsinų rūšims. Pardavėjo požiūriu, elektroninė sąskaita yra elektroninė sąskaita. Bet žvelgiant iš pirkėjo pusės tai tampa sudėtingiau.

1. Pirmasis mūsų pirkėjas yra biuro vadovas, kurio tikslas – nudžiuginti darbuotojus. Tokiu atveju sąskaitos suma tiesiogiai užpajamuojama kaip biuro išlaidos, paprastai kaip bendra suma. Galbūt išlaidos paskirstomos tarp įvairių departamentų.
2. Antrasis mūsų pirkėjas yra mažmenininkas, ketinantis tuos vaisius parduoti galutiniams vartotojams. Tokiu atveju duomenys apie šiuos produktus turi būti užregistruoti mažmenininko sandėlio sistemoje.

EDI sąskaitos turi daugiau informacijos negu paprastos e-sąskaitos

Šiaisdviem atvejais sąskaitos paskirtis yra visiškai kitokia. Pirmuoju atveju pakanka žinoti pardavėją, mokėjimo datą ir sumą. Pakanka paprastos e-sąskaitos. Antruoju atveju to dažnai nepakanka. Reikia įvesti duomenis į sandėlio sistemą eilutė po eilutės. Kiekvienoje EDI sąskaitos eilutėje gali būti daug svarbių duomenų apie kiekvieną produktą (GTIN kodas, kiekiai, standartinė kaina, galutinė kaina, tinkamumo vartoti terminas, partijos numeris ir kt.). Tai ypač aktualu tuo atveju, kai sąskaita naudojama kaip sąskaita-važtaraštis. 

Taigi pirmasis svarbus skirtumas yra detalumo lygis. Paprastas e-sąskaitos formatas neapima visų duomenų apie produktus, kuriais reikalinga keistis prekyboje ir komercijoje. Viena EDI sąskaitos eilutė gali talpinti 100 kartų daugiau struktūrizuotų duomenų nei visa  paprasta e-sąskaita.

EDI sąskaitos gali būti adresuojamos įmonės padalinio lygyje

Kitas svarbus skirtumas yra adresavimas. Paprastos sąskaitos gali būti adresuojamos tik įmonės lygyje (pvz.: Maxima UAB), ir išlaidų sąskaitoms to pakanka . Tačiau EDI sąskaitos gali būti adresuojamos įmonės padalinio lygyje (pvz.: Maxima Ozas, Rimi Savanorių), aiškiai nurodant į kurį sandėlį turi būti importuojami duomenys apie produktus.  

EDI ir e-sąskaitos abi yra “vaisiai”

Apibendrinant, abi e-sąskaita ir EDI sąskaita yra „vaisius“ – bendrai apibrėžiant jos yra elektroninės sąskaitos: kompiuterių skaitomos sąskaitos, kurios gali būti apdorojamos be žmogaus įsikišimo. Du pagrindiniai skirtumai: 1) EDI sąskaitose detalumo lygis sąskaitos eilutėse yra daug didesnis ir 2) tik EDI sąskaitas galima adresuoti įmonės padalinio lygyje. 

Taigi, nelyginkite jų kaip ir nelygintumėte obuolių ir apelsinų. Kaip išlaidų sąskaitų e-sąskaitų paprastai užtenka. Tačiau komercinėse ir/ar gamybos įmonėse, kur pirkimo sąskaitos duomenys turi būti importuoti į sandėlio modulį, vertėtų pagalvoti apie EDI sąskaitų įdiegimą.