170 tiekėjų įtraukta per vienerius metus: Maxima EDI plėtra

Maxima Estija EDI įtraukimo projekto pradžioje apie 20 partnerių aktyviai keitėsi EDI dokumentais per Telemą. Likę dokumentai daugiausia buvo siunčiami el. paštu.

Projekto tikslas buvo padidinti struktūrizuotų EDI mainų apimtį visame tiekėjų tinkle. Kadangi iš viso buvo daugiau nei 700 tiekėjų su skirtingu EDI pasirengimo lygiu, tokiai plėtrai reikėjo koordinuoto požiūrio.

Vienas pagrindinių iniciatyvos veiksnių buvo Maxima 4DOC reikalavimas, nustatęs konkrečias atitikties taisykles. Dėl to kiekvienas tiekėjas turėjo būti individualiai testuojamas prieš pereinant į produkcinę aplinką. Standartiniuose įtraukimo projektuose toks testavimas paprastai nėra būtinas.

Prieš pradedant įgyvendinti struktūrizuotą projektą, naujų tiekėjų įtraukimas vyko lėtai, nes tiekėjai buvo prijungiami po vieną, tuo pačiu metu atliekant kasdienes operacines užduotis. Norint pašalinti šį trukdį ir paspartinti EDI plėtrą, buvo būtina pradėti įgyvendinti koordinuotą programą.

Tai, kas sekė, tapo pavyzdiniu atveju, kaip efektyviai ir tvariai įgyvendinti didelio masto tiekėjų įtraukimą.

Struktūruoto įtraukimo modelio sukūrimas

Siekiant pagreitinti procesą, Telema ir Maxima susitarė dėl aiškiai apibrėžto įtraukimo plano.

Procesas prasidėjo detalia tiekėjų analize, kur tiekėjai buvo segmentuoti pagal techninį ir verslo pasirengimą — įskaitant EDI naudojimą, ERP sistemas, dokumentų formatą (2DOC vs 4DOC) ir bendrą gebėjimą prisijungti. Tai leido prioritetizuoti „greitai įgyvendinamus“ tiekėjus ir iš karto įgauti pagreitį.

Didelė dalis tiekėjų jau buvo Telema tinkle, kas suteikė stiprų pagrindą plėtrai. Atsižvelgiant į Maxima prioritetus ir tiekėjų reitingą, pradiniame etape buvo atrinkti 25 pagrindiniai tiekėjai.

Telema valdė projektą nuo pradžios iki pabaigos. Tiekėjams skirti informaciniai dokumentai buvo parengti aiškia ir praktiška kalba, juose buvo išdėstyti konkretūs Maxima reikalavimai.

Kiekvienas tiekėjas gavo oficialų pranešimą su aiškiai apibrėžtu perėjimo terminu, suplanuotu testavimo laiku (data ir valanda) ir pasirengimo kontroliniu sąrašu. Taip pat buvo patikslinti kontaktiniai asmenys kliento pusėje, kad visi atsakingi asmenys būtų pasiekiami viso projekto metu.

Tolimesni skambučiai padėjo užtikrinti, kad tiekėjai supranta reikalavimus, jų laikosi ir yra pasirengę testavimui. Testavimas buvo suderintas su visomis pusėmis, o sėkmingai jį atlikus, sprendimas nedelsiant buvo perkeliamas į produkcinę aplinką.

Kadangi visi tiekėjai turėjo praeiti 4DOC validaciją, buvo sutartos specialios testavimo dienos.Tuo laikotarpiu vienu metu buvo testuojama 20–30 tiekėjų, taip ženkliai sumažinant laiko sąnaudas Maximai, Telemai ir patiems tiekėjams bei užtikrinant pilną atitiktį.

Jeigu reikėjo korekcijų, tiekėjai gaudavo rekomendacijas ir naują testavimo laiką, taip užtikrinant nuoseklų progresą.

Aiškūs lūkesčiai ir nuosekli komunikacija

Įtraukimo strategija buvo paremta „opt-out“ principu su aiškiais terminais. Tiekėjai iš anksto buvo informuojami apie testavimo datas ir perėjimo reikalavimus. Jei kai kuriems tiekėjams dėl techninių priežasčių reikėjo daugiau pasiruošimo laiko, buvo atliekami koregavimai, išlaikant bendrą projekto struktūrą.

Detali ir nuolat atnaujinama bendra sekimo lentelė užtikrino, kad tiek Maxima, tiek Telema turėjo naujausią informaciją apie tiekėjų ERP sistemas, EDI galimybes, kontaktinius asmenis ir testavimo statusą.

Šis struktūruotas koordinavimas leido įtraukimo procesui sklandžiai judėti pirmyn per didelę tiekėjų bazę.

Tiekėjų reakcija ir pasirengimas

Tiekėjų reakcija į iniciatyvą iš esmės buvo teigiama. Daugelis partnerių jau laukė galimybės įdiegti EDI su Maxima ir palankiai ją įvertino. Kaip ir tikėtasi, techninis pasirengimas skyrėsi — vieni tiekėjai galėjo pradėti iš karto, kitiems reikėjo papildomų pakeitimų.

Maxima EDI brandos lūžio taškas 

Per vienerius metus buvo sėkmingai prijungta apie 170 tiekėjų.

Ilgalaikis poveikis buvo reikšmingas. Po programos EDI apimtys toliau augo, o elektroninis dokumentų apsikeitimas tapo standartiniu ir savaime suprantamu reikalavimu visiems partneriams.

Projekto pradžioje buvo suprantamas atsargumas dėl tokio masto įtraukimo įgyvendinimo per palyginti trumpą laiką. Tačiau struktūruotas požiūris ir disciplinuota koordinacija greitai parodė, kad procesas yra valdomas ir efektyvus. Po projekto pabaigos Maxima IT vadovybė išreiškė pasitenkinimą rezultatais.

„Telema profesionalumas ir struktūruotas požiūris įtraukimo procesą pavertė  prognozuojamu ir lengvai plečiamu. Jų komanda prisiėmė visą atsakomybę, o tai leido mums pasiekti rezultatų, kuriuos savarankiškai būtų buvę sunku įgyvendinti.“
— Evgenia Lysenko, Maxima Eesti IT projektų vadovė.

Pagrindinė įžvalga

Maxima tiekėjų įtraukimo projektas rodo, kad EDI plėtrai dideliame tiekėjų tinkle būtina struktūra, aiškumas ir disciplinuota koordinacija.

Aiškūs terminai, organizuotas testavimas ir nuoseklus sekimas leidžia, kad įtraukimo procesas būtų plečiamas — net sudėtingoje aplinkoje su šimtais tiekėjų.

Kai įtraukimas valdomas kaip aiškiai apibrėžtas projektas, o ne kaip atsitiktinis veiksmas, pasiekiami apčiuopiami rezultatai.

Norite plėsti savo EDI?

Jei jūsų organizacija siekia padidinti EDI aprėptį, koordinuotas procesas gali ženkliai pagreitinti progresą.

Telema gali padėti su tiekėjų komunikacija, koordinavimu ir struktūruotu sekimu — tai dalis Telema paslaugų.

Dėl įtraukimo pagalbos kreipkitės:
Marianne Kobin
marianne.kobin@telema.com