Mes, kaip EDI operatorius, kartais sulaukiame klientų prašymų pakeisti elektroninių sąskaitų faktūrų duomenis. Pavyzdžiui, „galbūt galėtumėte konvertuoti tiekėjo produktų kodus į pirkėjo prekių kodus?“. Arba „gal galėtumėte pakeisti sąskaitoje nurodytus matavimo vienetus iš prekybos vienetų į transporto vienetus?“. Žinoma, galėtume, bet neturėtume. Kodėl?
E-sąskaita kaip teisinis dokumentas
Europos Sąjungoje (įskaitant visas Baltijos šalis) elektroninės sąskaitos laikomos teisiškai priimtinomis tik tuo atveju, jei jos yra vienodos tiek siuntėjo, tiek gavėjo pusėje. Prašymą pakeisti ar modifikuoti e-sąskaitą gali įtakoti klaidinga nuomonė, kad e-sąskaitos nėra „tikros“ sąskaitos ir jas tarpininkas gali keisti.
Tačiau kertinis įstatymų principas yra tai, kad PVM sąskaitą faktūrą išrašiusi šalis turi užtikrinti jos turinio vientisumą (jokių turinio pakeitimų) per visą dokumentų saugojimo laikotarpį. Taigi elektroninės sąskaitos keitimas prieštarauja įstatymams!
Produktų kodų konvertavimas
Kitas dažnas prašymas yra pakeisti produktų kodus, kol dokumentas keliauja iš siuntėjo gavėjui.
Tam, kad konvertuotų produktų kodus, paslaugų teikėjas turėtų turėti pagrindinius duomenis (master data), reikalingus šiai operacijai atlikti. Pavyzdžiui, norint dokumente konvertuoti esančius tiekėjo kodus į pirkėjo kodus, pirmiausia paslaugų teikėjo sistemoje turi būti sukurta visų tiekėjų kodų atvaizdavimo lentelė. Kiekvienam tiekėjo kodui turi būti nurodytas atitinkamas pirkėjo kodas.
Ir ne tik vieną kartą, ši atvaizdavimo lentelė turėtų būti atnaujinta kiekvienam naujam produktui ar bet kokiems senų produktų pakeitimams – kiekvienam pirkėjui (nes dauguma tiekėjų parduoda keliems pirkėjams, o ne vienam). Tai gali reikšti, kad paslaugų teikėjo duomenų bazėje bus saugomi šimtai tūkstančių kodų.
Tai nėra tai, kuo užsiima EDI operatoriai. Jų paskirtis – saugiai perduoti dokumentus tinkamu formatu tinkamiems gavėjams.
Apskritai pirkėjo produktų kodų naudojimas produktams atpažinti nėra geriausia praktika. Tiekėjo kodai yra daug geresni. Jie išlieka vienodi kiekvienam produktui, nes yra tik vienas kiekvieno produkto tiekėjas, o to produkto pirkėjų gali būti tūkstančiai. Ir žinoma, geriausia praktika yra naudoti GTIN kodus, pasaulinės prekybos vienetų numerius, nes jie unikaliai ir aiškiai identifikuoja kiekvieną produktą, todėl galima išvengti kodų atvaizdavimo, kurį minėjome aukščiau. Be to, jie sumažina klaidų tikimybę. Daugiau apie GTIN skaitykite čia.
Produktų vienetų konvertavimas
Trečias klientų prašymas kartais yra konvertuoti produktų matavimo vienetus. Vėlgi, kad tai būtų įmanoma, paslaugų teikėjo sistemoje reikia sukurti pagrindinių duomenų (master data) lentelę. Jei kyla klausimas dėl prekybos vienetų pakeitimo logistikos vienetais, šie duomenys turi būti perduoti EDI operatoriui apie kiekvieną produktą.
Ši informacija turi būti atnaujinta, jei tiekėjo pusėje kas nors pasikeičia. Arba kai yra naujų produktų, jų pakuotės duomenys taip pat turėtų būti siunčiami EDI operatoriui. Pas EDI operatorių sukurti ir prižiūrėti dubliuojančią produktų vienetų konvertavimo sistemą nėra racionali ar ekonomiška idėja.
Apskritai geriausia praktika yra saugoti ir tvarkyti produktų duomenis tiekėjų ERP programose. Jei jūsų ERP nėra labai pažengusi produktų duomenų valdymo srityje, galite apsvarstyti galimybę įsigyti specialią Produktų informacijos valdymo (PIM) sistemą.